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知识风暴吹来了什么

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  伴随网络的普及应用,人们不再说“办公自动化”,取而代之的是电子政务和企业信息化。   办公自动化,在过去被人们理解为就是买台计算机放在办公室里,用电脑代替手工操作;长期以来,在人们的意识里,办公自动化的范围可能指的是一个房间里,顶多到一座大楼;在中国很多地方,这样的办公自动化还没有来得及实现,就迎来了以互联网为标志的信息时代,办公自动化概念的外延延伸了,内涵丰富了,它的称呼也不得不改变,人们不再单独说“办公自动化”,取而代之的是电子政务和企业信息化。   宁波市财税局通过实施金蝶CASE OA完成了自己当年设想的办公自动化,他们的经验是:实行知识管理首先要在我们的头脑里刮起猛烈的“知识风暴”,刷新我们的办公观念、改变我们的领导意识、改革我们的工作方式。   知识管理怎样实施   宁波市财税局的企业信息化工程是由金蝶上海研发中心实施的,首先从传统意义上的OA开始突破,也就是通常所说的公文处理系统,包括收文、发文、档案管理等功能,局里建立起一个简单实用的办公管理基础平台,并在此平台上建立全局范围内的电子邮件系统,让所有人员都有自己的电子信箱,互相传递信息。   第二步,为宁波市财税局建立一个将内部邮件和外部互联网邮件整合的系统环境,这不仅使内外部信息沟通变得畅通,也使信息的安全管理提高了一个等级。   第三步,为宁波市财税局提供了一个将自身与外围联系更加紧密的信息沟通平台,CASE OA着重处理单位的产品、服务和用户以及服务对象之间的信息关系,以这些信息为依据,将先进的客户关系管理理念中的精华部分和办公自动化管理有机的结合起来。   第四步,在整合了大量的知识文档后,CASE为局里提供了一个全面、安全、高效的电子文件管理系统,将原先简单的手工文档管理水平提高为基于知识管理的文档管理水平,并推广应用到会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等。   经过这四个环节,CASE提供了一套完整的基于互联网的工作环境,最终全面实现信息的网上报送和发布,建立和完善该局的综合信息网。局里的人员可在任何地方对办公管理环节中需要处理的环节进行处理,及时跟上现代化的办公节奏。   重在改变工作方式   知识管理不仅是用电脑代替了手写文件,用网页代替了机关大院里和街头的布告栏,用电子邮件代替了通信员、机要员骑着摩托车满城跑送文件。作为金蝶企业信息化整体解决方案一部分,知识管理是企业信息化建设基础管理阶段的重要内容,它面向企业的信息传递、办公自动化、知识整理、信息发布、知识分享等普遍应用领域,帮助企业理顺办公流程、消除信息孤岛。   宁波市财税局是宁波地区负责管辖和处理国税、地税、财政等行政事务的主要机关单位,下设40多个处室和直属单位,另管辖15个县(市)、区的财税所,这些机构之间的业务往来、文件和简报的起草、送审、收发、存档管理、检索等等,工作量都相当大。再加上该局财政、地税合一,内部机构较为复杂,业务和行政事务涉及的单位多、内容广,工作难度也很大。   文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少已成为该局工作中较突出的问题,2000年该局新大楼落成,办公地点相对集中了,计算机软硬件配备的日益完善,全面实施办公自动化再一次被提上日程。   宁波市财税局实施办公自动化可以说是众望所归,但也遇到了许多事先未曾预料到的波折——因为办公自动化实质上是工作方式的一种变革,过去的办公习惯不容易改变,系统推广起来比较困难。比如,公文管理系统要求各级领导在计算机上签文件,对这种工作方式上革命性的变化,很多人难以适应。   但是,企业信息化的确是一场风暴,它要求每个人都要适应它,都要协调工作;同时,实施知识管理是一项繁杂的系统工程,因此需要单位各级领导关注、重视和支持。对此,宁波市财税局的体会是:各级领导既是办公自动化工作的组织和领导者,也是具体运用和操作者。为加强对这项工作的组织领导,宁波市财税局在实施金蝶CASE OA之初就成立了知识管理工作领导小组,由主管副局长任正、副组长,各处室及直属单位主要负责人为成员,办公室和信息中心具体牵头和协调。   企业信息化是一场革命,它要求人们告别“一支笔、一张纸”的传统工作方法、方式,逐步实现“无纸化”办公。因此需要全体干部树立新的观念,积极主动地学习、掌握新知识和新方法。为此,宁波市财税局在实施金蝶CASE OA的同时,强调切实抓好宣传和培训工作,在全局干部职工中大力宣传企业信息化的重要性,各处室设相应的信息化工作联络员,办公室和信息中心等有关部门人员带头学习计算机知识和技能,率先熟练应用办公自动化软件,负责辅导和带动全局干部的应用。   由于领导重视和带头实行,知识管理很快就在宁波市财税局推行开来。经过近两年分步实施金蝶CASE OA,市局的公文管理系统已经全面推广应用。

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