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从“记账”到“管理”

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  什邡卷烟厂是国家烟草专卖局直属的36家重点发展企业之一,“九五”期间,企业经济效益连续高速增长。企业现有资产总额25亿元,今年1~8月实现销售收入14亿元,利税7.6亿元、利润1.4亿元。这家企业于2000年决定实施会计电算化计算机网络建设,开始了企业信息化的征程。财务管理信息化的成功,使他们的财务工作从繁琐的“记账、算账”中解放出来,真正走向了“管理”――   应用动力来自何方?   由于烟草行业在我国国民经济中的特殊地位,烟草行业一直实行传统的计划经济体制。但随着市场经济的深入,虽然卷烟生产仍然处在国家计划控制中,可这个行业的销售早已经面向市场。四川是全国最大的卷烟消费市场之一,各种品牌卷烟之间的竞争很激烈。在这样的环境下,什邡卷烟厂近年来仍然得到高速发展。   但发展不意味着没有问题。在占领市场的过程中,企业需要及时地得到包括财务信息在内的各种信息。财务信息是企业经营成果的最终体现,财务信息化就是为了企业的经营销售服务,在不同时期透过财务信息的传递,促使企业调整经营策略的工具。如果没有信息化手段,企业面对市场竞争就很受制约。什邡卷烟厂察觉到,原有的财务管理虽然比较规范,但信息分散、数据流动不及时。它实际上只是财务部一个部门内的财务核算管理,是一种“事后算账”,没有有效地为企业经营决策者提供决策支持,陈旧的手工核算和管理方式已不适应工厂调整发展的需要。   什邡卷烟厂选择从2000年开始进行财务信息化建设,他们有自己独特的考虑。从企业内部来说,原有手工财务管理制度规范,加上经过几年的人才储备,可以说打下了不错的基础。而且,厂里还从省烟草专卖局争取到部分资金支持这个项目的实施。另外从企业外部来说,信息化是一个潮流,行业内已有一些企业尝到了甜头。在这样的背景下,企业领导认为财务管理信息化的内外条件具备,要做,就要做一个有特色的应用。   可以说,企业的内外部需求成为应用的最大动力。   财务工作发生变化   为财务管理信息化,什邡卷烟厂专门成立了企业老总挑头的财务电算化课题组。财务电算化课题组考查了市场上多家公司的产品之后,什邡卷烟厂选中了金蝶公司的K/3 V8.8.2工业版。在从网络架设到产品调研、立项一系列工作铺垫之后,2000年9月,什邡卷烟厂正式实施K/3。   好的财务软件既是一个用于财务核算的软件,同时也体现着财务软件设计者对财务管理的理解。在什邡卷烟厂财务管理信息化过程中,发生了不少传统手工模式与计算机先进管理思想的碰撞,使财务人员感受到了先进的财务管理理念带来的巨大冲击。软件中包含的面向国际,与世界接轨的设计思想给企业财务人员带来了深刻的思考,使什邡卷烟厂看到了自身与国际水平的差距;在实施过程中,其他企业先进的管理模式和管理方法也带给财务部不少启发。经过磨合与修改,什邡卷烟厂的财务工作发生了巨大的变化,财务人员的工作重心从原来的记账、对账等机械工作转向更偏重于财务管理。   独到的绩效分析   财务信息化为何能带来这样的变化?为了衡量IT系统的价值,他们从多个角度评估了IT系统带来的影响,这些工作颇有特色。读者可以从两张表及资金占用比较图中体会到什邡卷烟厂因何能够实现财务变革的效益。   财务管理的信息化,节省了财务人员登记账簿、计算余额和汇总记账凭证、账账核对等工作时间,直接减轻财务人员工作量近80%。财务主管因此可以将节约出来的时间安排其他工作。在不增加人工费用的同时,财务人员工作范围增大、工作内容增多、工作效率提高,工作强度也随之下降,工作成果就显而易见了。

从“记账”到“管理”
财务管理降低了全年的库存资金占用
  财务管理信息化不仅使企业财务人员将工作重点移向真正的“财务管理”,这项工作也带来其它各方面的效益。他们以财务管理为核心,将物流、资金流纳入系统统一管理,财务与业务以及生产数据高度共享。财务管理者可以通过采购订单、采购合同、生产任务单等全程对物流和资金流进行跟踪管理,可以通过数据采集系统对生产所需的原辅材料的投放进行监控,财务主管可以轻松掌握相关部门工作进度和工作绩效。这样就突破了传统的部门管理的局限性,将物流、资金流一体化,从而更加科学地在全厂范围内配置资源;同时,网络技术和数据共享可以保证问题及时被发现和得到处理,真正做到事前有预测和分析,事中有跟踪和监督,事后有考评和记录。与手工相比,在极短的时间里,企业就可以对大量信息和数据进行分析和处理,使财务管理的方法和手段更为先进、科学和高效。   除了直接的经济效益,经营上的间接好处以外,信息化还产生了大量的社会效益:比如什邡卷烟厂作为什邡乃至德阳市的经济支柱,当地政府及相关职能部门对卷烟厂生产经营状况都非常关注,财务部经常需要向他们报送不同口径的财务数据。财务信息化工程的建成,将提高公司在这一方面的工作效率,为什邡卷烟厂赢得良好的声誉。   回首整个实施过程,加上网络、服务器等硬件投资,什邡卷烟厂在整个项目中的总投资只有350万元。由于财务管理一直比较规范,加上此次应用的努力,上线后的第一年在省烟草专卖局的评比中,什邡卷烟厂就在电算化甩手工账得分获得了第一名。而评比中同行业里有的企业早在九六年就开始实施电算化了――这是一次“性价比”极高的应用。   为了更清楚地判断信息系统的价值,什邡卷烟厂做了很细致的总结工作。实际上,不论是对信息化还是对部门的责任等问题,什邡卷烟厂都有清晰的认识。对每一个环节改变的分析,不正是信息系统的一种价值体现?
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