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主 题：CASE知识管理系统应用案例介绍 
主讲人：王颖（上海研发中心）
大家下午好！
我主要概括讲一下开思知识管理系统在实际企业应用过程中所经常碰到的一些问题，以及包括目前企业所存在的不管是有纸化也好还是手工办公也好所存在的已经已有的弊端，不管是用开思的知识管理系统来解决也好，还是用其它的功能性IT软件解决也好，怎么解决这方面的功能包括典型案例的介绍，在这里向大家做一些简单的阐述。
首先看一下今天所要讨论的内容。第一块关于OA R6的简介。R6的新的特性，以及新的应用说明，最后将以上海上汽集团作为开思OA典型的案例跟大家进行一些分享成功的实施案例，
首先看一下OA R6的简介，OA做了很多的，R6这个版本目前在市场上所推最新的版本，以前我们也有一些1.0、2.0等等一系列的产品，在座有一些用户或者合作伙伴对OA这个产品其实不是特别了解，在里我做一个简单的介绍。开思OA
R6是开思所提所有企业知识化管理理念中的一块基石。作为整个的知识管理的理念架构来说，首先要进行知识的升级过程，在升级过程当中，开思OA
R6这样的产品起着举足轻重的地位，很好实现企业内部信息网上共享的交流，其中涵盖人与人以及部门与部门功能流转，将原来企业实际运行当中，人找人的方式全部转向电子化以及网络化，真正实现所有的审批都能够进行网上办公这样的功能，大家提高整个企业的办公的效率。相对于其它的OA以前的版本来说，最新的版本是有哪些特性呢？
首先是它具有了更加强大灵活的工作流，也就是说除了原先的工作流是可以自定义以外，我们现在这一块更加灵活，对于企业来说它有怎样的一种好处呢？因为它的设置会非常简单，而且让你自己去设置，审批第一步比如说是财务审核的话，财务的报表审核，第一步应该是由相关的财会人员进行审核。第二步应该递交到部门经理那里，然后是总经理，逐级上升。如果当您在整个企业管理中，由于某一个人员的变动或者是相关职能的改动的话，这样的话，如果你用了目前所存在这种自定义工作流的话，这样更改起来会非常方便，你就不需要找原来的IT的供应商帮你修改程序，你可以直接通过其中的一些流程设置而达到新的新的流程的部署，这样的审批部署的控制。
第二块是比较新颖的一个信息发布的功能，即便你不买我们其它的产品，单独的一个开思OA R6其中也涵盖了专门的信息发布这样的模块，在这个模块中我们可以将所有的信息发布像BS端发布，作为不用OA这个产品，不用在OA这脱系统中进行事物处理的人员来说他可以共享一些信息，比如公司的公告或者是大家都应该了解的知识等等，他可以通过他的浏览器直接访问共享的信息发布模块。以及最新的使用人员授权功能，这一块OA
R6着重的功能，比如某一个领导出差或者某一位人员的变动，在系统中你可以通过人员授权实现人员变动功能的转换。比如原来是李四做财会或者做部门经理，原来由他处理的事情通过他的授权或者通过人员的替换的话，将由新的张三代替他处理这些事情，这在实际的企业运营过程当中是非常重要的，也是非常有意义的。比如说某一位领导要出差了，原来在整套系统中或者整个在公司管理内部需要由他处理的事情或者由他做出决策的事情，这些事情应该还是由人代替他完成，不能因为由于个人的出差或者是个人人员的变动导致某些事情不能按期完成，这在一些中是非常不应该发生的这样的事情。你可以通过人员授权这样一种功能，实现人员的替换。比如说你出差了，你可以由你的秘书或者是其它副经理来代替处理这些事情。
相对于开思OA R6应用的具体说明。首先是工作流管理。因为相对于整个企业来说，如果他要实现一个办公的自动化，企业内部管理来说，最重要的两点，一个就是工作流的管理，一个就是文档的管理，我们首先看一下企业工作流的管理，什么是工作流呢？工作流从理论上来讲一些人员按照既定的规则完成一个预期的目标，其实也就是说，比如说我们刚才提到财务审核的过程，首先由一些人肯定有一个提交人谁报销这样的东西，或者谁提交这样的一份文档，在这个过程当中，肯定是按照一个规定的，每个公司肯定有一些自己的规章制度，人事处理的话，第一步应该是交哪个部门审核，第二步交哪个部门哪个人，同样的这些就是一些规则。最后将这些企业的审批过程完成之后，具体达到事先预定的目标，比如说完成这进事情或者是处理完一个报表等等，这样就是工作流。也就是简单地说，其实就是一个审批的过程，把审批的过程提取出来。而目前企业在实际工作中，在这一块存在一些什么样的问题呢？首先是管理的无序，比较随意，变化比较大，比如今天审批一个财务报告的化，财务有三位工作人员在，今天小A在就找小A，明天小A不在就找小B，那样的话管理非常混乱无序，所处理的信息来说也是以找人的方式为主，比如说审批一个报告，并不是说这个报告事先规定应该交给某一个张三或者李四，由他处理，他同意之后，应该递交给下一个人员，并不是这样，而是找人，谁在我就找谁处理，这对于整个企业来说，人员的浪费是非常地严重。因为你把过多的时间去用于人找人人盯人的过程当中，原来应该用于真正的工作，提高工作效率那一块的时间用于打电话找人处理这件事情了。
同时由于目前企业的管理在工作流这一块的管理因为没有既定的规章或者是没有办法控制，比如说这件事情原来应该是三天之内完成的，我们原来如果要控制这一块的时间完成节点的话，一个是召开动员大会，以体现这件事情的重要性，或者是通过找人，经常打电话跟某个部门沟通或者怎么样，促使这件事情能够得以安息，高效的完成。在我们系统当中应该怎么实现或者说勇于其它软件方式应该怎么实现呢？
首先我们可以事先定义一个流程，在这个流程里边，事先定义一个规范，如果要做财务审核的话，财务审批的话，第一步应该找谁，事先要规范好。第二步应该找谁，以及结束后应该通知谁。也就是说，某一个报告或者某一个申请，他可能有三四位领导进行审批，最后可能要通知相关的具体的出纳或者有关人员，到他那里，也就是经办人员，由他来具体拿钱给你。你可以设置一个具体的结束后的通知人员。右边是我们的系统的界面，你会通过结束后通知人员相关流程的设置，第一步部门经理审核，审核人是谁，下一步部门经理审核完成之后你应该怎么走，要不到第四步，到主管经理审核，主管经理审核同意以后由总经理进行签发，也就是将原来无序的东西进行整理规范，使整个企业的管理可以达到必须直观清晰，第二个有条理。
相对于某一个步骤，也就是说某一个审批的步骤，比如说副经理审核，或者是部门经理审核，单独的步骤来说，我们可以涉及到，到底是谁对这件事情进行审核，比如说财务报告的话，出纳到底是谁，会计到底是谁，你可以事先定义好，比如跟金融有关的，或者是跟企业的经费有关的，部门经费，申请经费有关的，你可以找一个部门经理审核，部门经理可以事先定义到底是谁，以及它是不是可以对你所提交的报告进行修改，它是不是有修改的权限，他审批完之后，下一步应该是谁，我们都可以在本系统事先设置。同时你可以设置，如果领导觉得这不太满意的话，是不是可以退回去重新来做。因为有些报告或者有些申请，可能用词不会特别妥当或者写得不是特别规范，要领导帮你修改的话，他觉得非常费事，他可能要求退回去由你重新写完以后再来递交，这是流程的步骤。
在工作流管理当中，因为现在的企业工作流这一块的定义，可能有一些公司并不是用IT人员来设置，可能是部门主管对立面具体深铺过程非常熟悉的人，这些人他可能对一些IT的具体的计算机的技术等等并不是特别熟，那样没有关系，因为在我们这套系统当中的工作流这一块，有一个过程检查。如果您设置有问题的话，您可以进行过程检查，系统将告诉你哪些地方有一些问题，他会提示，如果正确的话，它在下面会显示所有可行的审批过程。比如说一开始是第一步，然后走到第三步，可能是经理审核，然后结束，或者是金额比较小副总理需要审核一下，也可以这里看到所有的审批过程。
刚才讲的是企业的工作流，因为我们谈到作为一个企业要上一个OA，上一个办公自动化，实现企业知识管理这样一个收集平台来说，除了工作流这一块，最重要的是文档的管理，因为我们所有的信息全部是存放在服务器上的，这个文件的安全性，这个文档的共享性就变得尤为重要了。目前，企事业文档的管理目的是什么，主要的目的是收集，对于日后来说可以有一些资料可以查询。其次是管理，它对于目前的管理进行分门别类的管理，看一下有哪些信息是具有价值的，可以再利用的。而且目前企业的一些文档管理可能需要定期进行查找，备日后的借鉴。目前的采用的方式无外乎一种是手工一种是电子化，手工是书面的文字，打印出来的，由一些相关的文档管理员将资料存储起来，分门别类放好，放在相关的文件夹里面，因为大是有纸化的东西，如果由于管理不慎的话会造成资料的遗失或者存储地方有问题，以后查找起来会非常困难，而且对于一些企业来说召开团员大会或者党里面的会的话会有一个固定的时间，包括每周有一个例会都有一个固定的时间，隔一个星期或者隔一个月，这些定期需要处理的事情来说，因为人都会有一些忘性，到了时间如果没有召开这样的会议，没有产生这样的相关的文档的话，对于整个企业来说会非常头疼，他以后就没有相关的文档，这样的记录存在，当你要归档或者上级检查的时候，就得去补，对于企业的实际的管理来说，也非常地不利的。
目前刚才所提的就是不管是手工化还是电子化所存在的弊端，我们应该怎么避免这些问题的产生呢？首先要有安全，在开思OA R6产品当中规定，除了DOMINO七个安全等级，还设置比较强大的安全等级，比如管理员的权限，管理人员的权限是比较高，他可以看到比较严谨的数据，同时这些管理员可以进行规范企业内部的一些人员配置，比如说哪些人员可以看到哪些信息，以及各个部门的主管对哪一个模块具有管理权限。除了管理员还有读者权限，可以由手工加进去也可以由系统自动产生。读者是什么概念呢？可以看到这个文档的这些人，比如说连读者权限也没有的话，即便你是OA的合法的使用用户，但是你打开界面之后，你就是看不到信息，你可能连这个信息的标题也看不到，同样的界面，同样的视图，但是右边就是没有信息。这是为什么？因为相对于视图那一块来说，如果不是读者的话，他可能连标题都看不到，因为很多文档标题可能会非常直观，比如说某某的任命，什么什么的措施，看到这个标题之后，他可能就能够猜出这篇文章大概写什么内容，所以在安全性这一块文档存储机制非常严格划分出来，人家看到十个文档，权限比较低可能只看到六个文档。
其次相对于文档来说存储格式也非常重要。因为要兼容各种文档格式，在平时日常生活中所经常要用到的格式，包括WORD等等，在我们的系统当中也允许用户将这些格式存入到OA系统中来，这些都是没有问题的。
最关键的文档这一块最关键就是文档的流转过程的控制，也就是说将文档和工作流这一块捆绑起来，才能真正实现企业的OA的办公自动化，才能规范他的审批的过程，在文档流转这一块的过程当中我们是这样进行控制的。可以首先进行一个起草，提交一个报告首先由相关人员起草，或者用普通的用户起草这样一个信息。我提交，提交给相关的领导，可能是部门经理，可能是我的主管，相关部门的主管，由他们来进行这件事情的审批，由他们判断，我所提的这样的问题，或者说我所提交这样的书面的意见是不是合理？如果他觉得他的权限特别高，还需要由其它的更高一层的人员来进行定格的话，他还可以将它继续下一步往下走，由更高的人员进行审核。但是相对这一块来说，为什么企业的是一个流转的过程，而不是平常所说的，相对于邮件那一块的点对点的点发过程呢？因为提交这个报告人来说，我会非常非常地关注这个文件以后所处的过程，以及各个领导所提的意见，所以我在系统中就可以随时随地看到，我所提交的文件在各个时间，由谁进行处理过，他们提的意见是什么，以及接下去这个文件应该由谁进行处理等等。同时，因为有一些事情，可能它会比较紧急，我会事先设定处理时间段，我希望某件事情在三天内处理完成，我可以事先设定这样一个时间期限，当处理的过程，也就是各个领导审批完成之后，这个过程如果超过三天的话，我就有权进行催办，我可以督促一下相关的人员，提醒他们这件事情非常紧急，希望他们能够及时快速地办理一下。
在整个过程当中，作为一些处理人员来说，也就是说办理这件事情的人来说也会非常简便，比如说领导，他每天只需要打开自己的待办适宜可以看到所有他需要进行办理的文件，只需要打开这一个模块。当整个的文档处理完成，也就是各个审批人员处理审批完成之后这个文件可以进行直接进行归档，归到相应的档案数据库，整个档案数据库里面的规范等等按照国家档案局公布的要求所设置的。可以模拟国家规定的档案要求中所有的步骤以及功能。所有的信息最后都可以进行归档或者直接发布到信息平台，由一些浏览级的用户直接访问。
第三块所讲是企业管理，现在作为各行各业的企事业单位的来说，除了人才竞争还是生产力的竞争，时间也显得尤为重要。目前提倡可视化管理，所有的互动性的信息可能主管可能经理不会跟你面对面协商或者询问，他可能直接到网上察看，目前在做什么事情，你的时间的安排是什么样子，是不是你的时间有太多的空余，或者某一件事情花太多的时间，作为新的OA系统都将在网络上直接完成。这样的话，主管也不用直接询问比较浅的问题，也不会对于普通的用户来说，他可能也不会觉得有太大的压力，如果将自己的时间安排比较妥协的话。我们能给企业带来什么样的效率呢？首先在时间管理这一块安排自己的时间，规范个人的时间，可以在这里面设置作为某一个用户来说，每天应该做什么事情，今天做什么，可以事先设定好，每天有一个例会可以安排好例会的时间等等，以及相关的人员，可以写在自己的日程安排中，这是作为个人来说。作为团队作为群体来说，在时间管理这一块，我们应该怎么实现呢？我们可以设置一个群组日历
，什么是群组的概念，可能是工作团队里面的人，也可能党政班子这样一群人，有着一个共同目标的人，将这些人作为一个群体设置在一起，我引用上汽的群组，这是上汽比较重要的领导，假设我是其中一个领导，我打开群组日历我可以看到其它几位领导目前在干什么，绿颜色表示空闲的时间，深色表示繁忙时间，耶律大石，企事业单位的党政领导他可能经常要出差，比如说他有三个领导，一个是总经理、副总经理等等，但是他们经常碰不到面，如果要安排一个大家都有时间的会议的话，大家都要来参加这样的会议的话会非常麻烦，可能打很多电话最后达成一个默契定好大家有空的时间办理某一件事情，如果用企业的时间管理的话，这样的一种事情就会变得非常快速而有效。你可以直接打开你的系统中的模块，在这里面可以察看到其它各位领导的时间段，找一个大家都有空的时间安排一个会议就可以，如果权限够高的话，直接点击某一个人你可以看到他最近在做什么事情或者是这一段是繁忙段，点一下之后，你可以看到他到底是因为什么事情而繁忙呢，如果你可以确信这件事情没有你接下来讲的事情来的重要的话，你可以跟他进行沟通一下，就可以选择在这个时间段进行召开会议。这对于整个企业来说，会非常地有效，不仅是一些领导，相对于同一个工作组工作团队内的人员来说也非常地重要。
同时，除了设置完成群组日历以及个人日历之后，如果有一些信息，比如事前安排的会议，或者是一些周年庆典等等，你需要到时候系统能够提醒你，在召开会议半个小时提醒你能够做好一些准备工作或者是将其它的事物推开的话，要有这样一个提醒的机制，在系统中有两种方式进行提醒。
首先是进行邮件的方式，他可以发个邮件给你，或者自己进行设置，系统回弹出一个信息框，告诉某一个会议需要召开，告诉事先准备相关的信息和相关的资料。刚才讲的是企业的时间管理。
企业的会议管理。相对各行各业的企事业单位来讲会议的召开也是经常要碰到的问题，而且是非常重要的问题。在企业的会议管理中，我们可以将人、资源和时间进行很好的管理和整合，作为普通人员进入会议管理可以看到本周以及下周或者这个公司或者企事业单位会议的安排，不用像原来企业那样每周打印这样一份会议安排，对于纸张的浪费人力物力有减轻的作用。可以不用再打出来，再分发各科室，相对于某一个人直接打开会议管理，可以察看本周以及下周的会议的安排，会非常有效而实时。
其次作为后勤部门来说可以在会议管理这一块实现企业的会议室的管理，企业可能随着规模的增大可能不仅有一个会议室可能有两三个会议室，每一个会议室会有一些自己的特性，比如说第一个会议室只能容纳十个人，第二个会议室可能容纳人多一些，包括其中的设施也会有一些好坏的差异，比如说好的会议室来说，占用这个会议室的人会比较多，如果用了这套会议室管理这样一个模块的话，当会议室发生冲突的时候，你就可以进行调控，到底哪个会议比较重要，或者哪些人占用这个会议室是比较合理一些，这一块可以由你自己进行设置。使整个企业的会议室不会发生很大的冲突。作为我们要召开会议的人来说，在会议管理这一块，我们可以实现什么？比如说我是一个办公室的主任，我可能最近要召开几个大型的会议，这几个会议可能会牵扯到很多的人员，可能是各个科室的科长或者是各个部门的相关的人员我可以事先预发一个邮件给他们，通知他们有这样的会议，听取一些各个领导各个相关人员的意见，如果他们有回复，他们可以同意也可以拒绝，或者提出比较好的建议，改一个时间，或者改一下具体所讲的内容等等，而对于召开会议的人来说，我可以在系统中直接点击一个按纽进行回复统计，我可以看到有多少人答应来参加这个会议，有多少人说拒绝，因为没有时间，还有多少人目前还没有察看这方面的信息，没有作出反应，以及多少人提出更好建议的，但是这一块我可以通过回复统计将这些零散的信息进行整合，对于我来说，我看到的就是很有序的信息。如果我觉得参加人比较多的话，我可以直接申请会议室，并且进行会议室的准备工作。我可以给相关人员发送正式的通知，邀请他们来参加这个会议，当会议正式召开之后，我可以直接在会议管理中进行会议的记录，将这些会议召开的情况主题等等，在会议记录中进行等级，随后将会议记录直接归档。因为在实际的企业工作的过程当中，经常会召开一个会议，拿会议纪要纸在那里，由专门的会议记录员进行登记，以及将它年终的时候归档，由于保管不善造成会议记录的丢失，到年底的时候有些会议可能会非常重要，到时候还得补出来，对于人力物力来说都是不必要的浪费，在会议系统如果在会议管理这一块事先进性会议记录，登记完成直接归档，不要造成由于人为的因素造成信息的丢失。右边这一块是答复的情况，哪些人是同意来的，哪些不同意来的等等。
企业人员管理。相对于目前企业来说，都希望人力资源这一块做得非常好，在这里我们也有人员管理的信息。除了相对其它模块来说更加安全的机制，将所有的人员分成五大类，按照所有的人员的状态，他在企业中所处的状态来说，也就是经验值来说分成五大块，首先是被动人员，也就是企业的人才注重的信息，其中涵盖个人简历，备用信息，当主管人员或者是企业的相关部门的主管，他如果需要招收财务科招收一个财务人员的话，可以到人才库里面选人，选中一个人之后，可以提出一个面试申请，申请将直接发给有关的人事管理员，人事管理员将安排好时间之后，自动给予原来提出申请的主关给他一个回复，我已经安排好某一个时间段，对这个人进行面试，到时候请您参加就可以。当某一个具体的人员从备用人员转到面试人员，在这里可以存储他的安排面试时的信息，以及相关的信息等等。如果面试比较好，直接转为试用员工，或者通过审批的过程，问一下相关领导的意见，这个人是不是适合我们目前的工作？如果大家都觉得可以的话，审批通过的话，面试人员将自动转为试用员工，在试用员工这一块，特涵盖如下这些信息，比如试用信息，相关的文档等等，一系列的信息，和试用人员有关的。当试用期超过之后，试用时间过了之后，同时作为企事业单位来说，对于试用员工如果非常满意的话，我们可以正式将他转为正式员工可以进入录用的审批，通过审批的过程确定是不是该员工转为正式员工。作为正式员工之后，你可以记录员工培训的记录、年底考评、个人发展等等，很多的信息。最后，企业的人才是流动的，作为试用员工或者正式员工来说，企业将他筛选出去，现在又是双向选择，作为普通的员工来说也会提出离职，这些人员可能会变成离职员工，会提出离职申请，当通过离职审批之后就可以进行离职确认，该员工正式成为离职员工，这是一个环形的结构，因为刚才提到过人才会流动的，日后又觉得该公司会废物好一些，有可能再进入人才备用库或者成为我们的试用员工以及正式员工等等，但是在人员管理这一块，最重要的特点培训记录、年底考评、个人发展等等，这些相关的信息，都是可以由在座的各位或者用户使用者进行自己设置的，您可以自己设一个培训记录或者重新起另外一个名字，新增一个比如个人的目标或者个人的培训情况，可以自己设置相关的文档，直接给人员进行填写，作为该人员的附件加上去，都有关联的。在这里我们只做一个模板功能，通过模板进行新增很多相关的具体的信息，我们觉得作为企业来说，HR这一块也是非常重要的，每一个企业都会有他自己的特色，这一块都可以允许每一个企业相关的人员进行修改的，当然这需要具有一定人事权限的。
企业的信息发布。除了信息的共享信息的享有，很多信息大家需要在网上发布出去，有自己的门户网站相关联，在这里我们如何实现的呢？在开思OA
R6有一个专门的发布图，可以允许用浏览的用户可以直接访问。这一块他可以直接进行浏览一些公共的信息，同时他也可以利用这个模块在上面进行留言板，比如说留一条言，大家可以看到以此信息为共享，进行信息的交流。除了开思OA
R6产品自带的发布库，也可以将OA审批过的信息直接发布到另外一个产品WEB OFFICE，允许非OA的用户不用OA产品的用户也可以看到这些信息，也可以进行检索。对于整个企业来说会非常有效，特别是对于自己有门户网站的企业来说，信息可以直接发布到网站上，对外发布，内部员工可以共享，这一块对企业来说信息化非常大的比较吸引人的地方。
刚才我们对产品应用那一块进行着重的说明，在最后这一块要将开思OA在上汽集团实施的经验在这里跟大家分享一下。上汽集团是一个比较大的公司，是一个集团型的企业，最上面是是集团总公司，上面有一些大的公司，机构非常复杂，子公司下面还会有子公司，所有的产品都是基于DOMINO安全性会比较高一些。通过集团与各个分公司之间，通过安全认证进行权限的访问，进行人员的评比，谁有这个权限去看这些信息，他会通过安全验证进行管理，屏蔽掉一些没有权限的人。所有的文档都是通过开思OA这个产品进行文档的信息的传递的。在这里跟大家简单介绍一下。
上汽集团其实也是我们比较大的客户，而且它整个的网络的架构非常非常复杂，今年下面要达到将近一百家的子公司，一个公司至少有三十个用户，用户数访问量会非常大。
企事业单位的流程。这是最简单的流程，在实际应用当中应该怎么设置。首先是各部门人员的起草文件，这一块具有权限设置的，并不是任何人都有起草权限。如果有起草权限的人123这一块是真实的流程，可以进文件递交给部门经理进行审核，如果部门经理审核觉得不妥当或者是写得比较差的话，作为步骤1的部门经理可以直接退回去。如果部门经理同意之后，可以直接递交给总经办，也就是总经理办公室进行审核，同样的，如果总经办觉得不好也可以退回去进行修改再一次提交。第二步完成可以将相关的文件直接递交总经理，由总经理进行审核，一样也可以退回。同时在流程中任何一步，如果有问题的话，都可以随时指向流程中其它步骤。所以这一块的工作流程定义这一块是非常灵活，非常容易。
在完成所有的审批之后，这些起草文档可以归档，通知相关办事人员，是一个财务审核，除了领导审批完成之后，我还应该通知最后我去拿钱的部门，也就是最后的出纳，领导审批完成之后，应该自动有一个通知，有关办事人员的功能，这是企事业单位的基本的流程。一般是这样进行设置的。
以上所列的是成功的案例。
希望和大家进行一些经验的共享。谢谢！
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