七、大柴办公自动化系统实施与应用
　　开思/OA R5简介：
　　《开思/OA R5》的特性：
　　·强大的工作流自定义机制；
　　·灵活的客户自定义办公模式；
　　·功能完善，卓越的工作流；
　　·新型的远程/移动用户办公模式；
　　·真正的交互式Internet Web应用；
　　·增强的安全性；

（一）系统的实施过程
　　1、基础工作：
　　为使OA系统能够顺利实施和安全的运行，在系统正式使用之前，我们从软件公司那里学习了系统全面的功能与用法，但是我们感觉这只是从使用者的角度掌握了软件的使用方法，但要在真正的实施过程中还是远远不够的，系统将来要24小时不停的运转，各部门的业务数据都要搬到计算机中，如果系统出现问题就会影响全厂的工作。
　　因此，我们研究了Domino系统平台的运行机制，系统的设计方法，文件数据的格式，信息传输系统的能力，同时还研究了管理上的业务流程在信息系统中实现的方法。在全面掌握该系统的基础上，我们对内部人员进行了大量的实施前的培训工作，使其能了解业务流程和各模块的功能。但实施前的培训工作我们感觉不十分理想，在实施的过程中又进行了几次集中培训，在去年一月份完成中层管理人员及部门业务骨干的培训，二月份、三月份完成全厂按部门的针对性培训，四月份开始针对业务骨干进行培训，对具体业务流程进行规范。

　　2、起始工作：
　　在系统开始运行时，我们考虑有哪些相应的业务可以马上在系统中运行，而且这种方式可以立即让大家感到有效果，体会到使用OA系统的方便、高效。我们认为应从厂部办公室的收发文业务做起，因为这些流程在系统中是比较重要和典型的，同时可以带动厂领导和中层管理人员，使他们确实体会到使用OA系统方便、高效从而起到示范的效应，因此我们和厂办一起对相关的业务进行挖掘整理，原来厂办的发文流程是：

　　根据系统的功能提示，严格意义上的电子公文流转应该是：在文件起草-校对-审稿-会稿-签发-发文-收文-存档的各个环节完全实现电子网络传递、处理。我们把厂办的业务流程进行规范，按照严格意义的电子公文先后定义了几种类型的流程，全面的概括了厂办的收发文业务：
　　厂级文件管理流程：


　　然后我们进行了几次业务流程的模拟操作。事实证明这些业务在系统中正式运行后，马上在全厂范围见到了效果，有些还不会使用系统的人因一时无法找到系统中的文件而想积极地学习使用OA系统和一些计算机的基本使用方法，我们抓住这一有利的时机进行相应的指导。

　　3、扩展工作：
　　在厂办的流程得以顺利运行后，我们又考虑如何将厂内的其他业务信息规范到系统中：通过建立各种发文流程实现从发文拟稿、文件拟办到文件审批及办理的全过程的计算机化，同时规范相应的业务流程；首先我们重点培训了各部门中熟悉业务并能熟练使用计算机的人员，然后指导他们使用OA系统流程进行业务处理，现在开发技术通知、工艺规划临时工艺、工艺规划技术问题通知单、生产技术准备计划流程、党委文件分发、发展项目审批流程等已在发文管理中实现。
　　部门级文件管理流程

　　在这里要提到重要的一点是厂领导和中层管理者对这一系统的接收和使用起到了关键的作用，他们对系统的理解和提出一些业务需求为系统顺利实施起到了推动作用，通过计算机化的流程管理加强了各部门业务沟通。

（二）系统功能的具体应用
　　1、个人办公：用户可通过此模块完成个人日常的办公工作。
　　---电子邮件：提供了阅读来信、事务处理、写信、回信、转发信件等功能。在系统实施初期，由于一些应用人员对收发文的流程还不是很了解。所以有很多事务处理都是通过电子邮件功能处理。大家经过不断的学习使用，现在已经了解了一些规范的事务处理流程。员工之间也都使用电子邮件来互相传递信息，而不必像以前那样通过电话或亲自拜访，大大节省了费用及时间。单厂办平均每天的邮件数量就20多条
　　---待办事宜：提供真正的轻松而又有序的工作环境。打开待办事宜，待阅公文、会议文件等事务及相映的重要、紧急程度等巨细无遗。
　　此功能是我厂应用最多的一个功能。系统把行政办公中收文、发文及电子邮件中的一些信息集中列到待办事宜中，使员工可以迅速了解待阅公文等需要及时处理的事务而不必到各个相应模块中（如收文管理、发文管理）去处理事务，从而使所需处理的事务一目了然。
　　---日程安排：日程安排可以用于个人时间进行合理的安排和管理，也可设定群组日历，查询他人的空闲时间从而大大提高了时间的利用率。
　　---名片管理：该功能主要在我厂内部使用，完全实现了名片的电子化管理。全厂中层以上干部的信息都登录在其中。所有人员都可以快捷方便的查找所需信息，极大地提高了效率，保证了信息的准确性。

　　---单位名录：我们利用此功能在我厂内部以办公部门为单位，把所有部门、车间的对内对外电话都录入其中。这为我厂不同部门间的快速响应，协同合作给予了很大的支持。工作人员可以因业务需要及时地找到相关的协作部门及协作人员。
　　---报告管理：对各类报告可以流程自定义，在批阅的过程中，还可以对报告进行维护、传送、办理等工作。对于每个部门都存在的比较相似的业务，我们采用此功能来实现，比如人事部门的考勤、各部门的月份资金需求计划、经济责任考评、加班申请等均已实现计算机流程化管理。如图所示

---综合查询：通过综合查询系统，用户可以全面、及时地了解系统中的各种相关的信息。 该功能中的全文检索功能应用性很强。它提供的不仅是对标题性信息的检索，更方便的是它对文件内容的全文检索，我们会很方便迅速地从大量数据中找到所需信息。比如说以前我们想在收文或发文中找到所需的文件是既费时又费力的事并且也未必能找得到。可如今这些问题都解决了。 　　2、行政办公：主要是针对我厂的行政事务，其中包括收文管理，发文管理，档案管理和会议管理。 　　该系统提供了强大的工作流程自定义功能，我们根据业务处理的不同模式定义了很多规范的流程，员工可以根据不同的业务选择不同的流程，特别是对于新员工来说，通过定义好的流程，他们会很快了解相关的工作模式，快速地进入角色。 　　---收文管理：执行收文登记、办理、查询、批阅流转、归档等管理工作。该功能在我厂主要执行对来自上级单位的文件处理功能。我厂日常接收一汽集团、政府部门等相关单位的公文数量特别大，以前对这类文件按下图所示流程进行，工作量大，处理周期长。 　　实施办公自动化后公文按相关的自定义流程处理，如下图所示。这大大地缩短了处理周期，规范了处理流程，节省了大量时间，提高了工作效率。 　　---发文管理：执行发文拟稿、核稿、会签、签发、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，并且可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制，所有的工作流程可以由用户自定义。 该功能应用于我厂内部的公文处理，应用范围非常广泛。在厂办发文按下面流程处理。 　　以前厂办有5个人，负责打印文件的就有2个人，打印后再装订、分发到29个处室，工作量特别大。在那时可以看到厂办的办公桌上文件堆积如山，特别杂乱。 　　自从实施办公自动化后，人员方面已缩减至1人，提高了人力资源利用率，减少了纸张等办公费用及人员费用，办公室环境得到明显改善。现在办公桌上只有一台电脑，提升了我厂的形象。 　　规划控制科是在我厂应用比较早的一个科室。他们主要处理项目审批、立项等，以流程起草为主。在实施办公自动化前后有很大的区别。以前是要有审批表、资料，然后到各相关部门，一般要3、4天才能处理完。而现在通过办公自动化网络系统减少了不必要的麻烦，提高了工作效率。 　　工艺规划处在应用系统中，应用人员感觉会更深一些。以前在技术问题通知单方面要先做工艺改进的文字性起草，然后找科长签字，处长签字，打印出来，再到各相关部门签字（有的涉及到分厂，签个字要进一天时间，时间都耽误在了路上）最后再转发。应用了办公自动化系统后，通过自定义流程（如下图）缩短了处理时间，提高了工作效率。 　　在"暂时脱离工艺规程的决定"方面也有了很大的变化。实施前如图： 　　在实施过程中处长的严格要求（必须用网络）对系统的快速应用起了很大的作用。现在应用人员深深感受到工作简便、省时、人员效率高、资料保管的好、查询很方便等优点，大家把节省下的精力更多地放在工艺改进上为企业创造更多的效益。 　　收发文刚上时，由于一些领导的基础比较差，抵触情绪比较强，得一步一步教。厂长对办公自动化实施要求很严格，要求人员必须通过网络来进行文件处理。经过一个月时间的学习应用，现在大家都可以熟练的进行操作。 　　---档案管理：对未组卷的文件进行管理、分类，然后将其组入案卷中，可以对案卷进行封卷、拆卷、著录标引、案卷检索、借阅及归还等工作。 　　在我厂档案管理功能应用效果也很明显。以前都是通过手工管理，资料需要很多柜子存放，到年底还要用车运到档案室，然后再归档、分类。往往是年初送去年底才能整理完。另外，档案借阅也很麻烦，容易忘记归还。现在这些问题都解决了，是档案管理变得井井有条。 　　---会议管理：我厂利用此功能进行生产、质量、规划的会议管理。相关人员可以了解到会议的一些相关信息如会议时间，议题，参加人员等。 　　---资料管理：此功能应用比较多的是企管部门，一些不属于红头文件的，但需要全厂人员了解的都放在这里管理。 　　---焦点论谈：全厂员工可以就一些焦点问题进行讨论，每个人都可以发表自己的意见，使大家感觉到我厂是一个开放的、积极的、容唯一体的大家庭。 3．辅助办公提供了很多不常用但往往不可缺少的功能。 系统在我厂现在应用的还不是很多，但我们会随着对一些事务（如厂部的各种业务接待、我厂的大事记等）的进一步研究、分析，充分利用系统功能，把我们厂的管理做到更加有条理。 （三）系统应用的完善 　　在系统运行的过程中，我们随时掌握系统中信息流程的规范性，我们发现起初大家对电子邮件特别容易接受，不管什么类型的信息一概全在电子邮件中发送，造成信息的类别不清楚，查找相关的信息无从下手，而且也给系统也带来不必要的负担。 　　根据这种情况我们及时找到有关人员指出其发送的信息应当在哪一部分实现，如有些属于通知、公告类的信息，各部门采集的政策信息、产品信息、技术信息等通过邮箱给每一个人都重复发送，针对这种情况我们及时对有关人员指出属于通知、公告类的信息应在电子公告板中使用；政策信息、产品信息、技术信息等应在信息采编中使用。 　　为了把一些模块的应用面推广开，我们从自身做起，在名片管理中输入我们常用的，在资料管理中将我们制定的管理制度放到相应的栏目中，其他部门想要查看我们就对其解释在哪可以看到，同时可以按照我们的例子把他自己的有关信息放入其中，同时我们制定了相应管理的规定：《公文管理暂行规定》（见附录）、《计算机保密管理规定》，使系统中的文件使用规范化。同时针对因岗位调整发生人员变动的情况，及时调整系统配置和业务流程，对业务应用人员进行相关的培训。 　　随着厂内业务的全面开展，大量的信息可以直接从网上得到，但一些远程的用户想要得到这些信息还比较困难，为使他们也可以象厂内的用户一样使用OA系统，我们研究了Domino系统的远程连接和OA系统中的远程办公模式，同时还要考虑系统的安全和通讯费用，采取了几种不同的连接方式。 远程办公方式 　　对于需要和厂内保持紧密联系而且通讯条件较好的（运输科、三金工），采取DDN专线连接方式实时的与厂内系统连接；对于需要和厂内保持紧密联系但地域较远通讯费较高的（长春办事处、青岛办事处），采取远程拨号连接方式将其需要的数据在连接的时候全部复制到其本地，然后断线就可以使用，这样既可以保证连接的及时性又可以降低通讯费用。 　　对于一些移动用户（领导或有关人员）不需要和厂内保持紧密联系但可能有重要的事情需要处理，采取远程拨号或Internet连接方式利用系统自带的远程办公模式将自己需要的数据在连接时复制到其本地，然后断线就可以使用，这样保证了低廉的通讯费用和处理事务的及时性。 　　为保证、三金工、长春办事处、青岛办事处异地用户和移动用户使用OA系统的要求，我们进行了网络扩展，增加了CISCO 3640 （16端口MODEM pool） 路由器一个、5条专用外线，以保证远程进入系统。实现了异地用户与企业内部信息互通，内部人员与异地用户之间互发邮件，异地用户通过系统可以及时的得到企业内部的信息，还可以及时向部门及领导汇报工作，体现出协同工作的优势。