一、 应用环境和需求
　　宁波财税局是管辖、处理宁波地区国税、地税、财政等事务的主要机关单位。文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少已成为我局工作中的比较突出的问题。建立并加快建设办公自动化系统，不仅可以加速机关公文流转和办理，扩大信息来源，提高办文质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、改善财税机关形象和促进财税事业发展具有积极作用。而办公室具有"参与政务、管理事物、搞好服务"的工作职能，搞好自身的建设，发挥其在财税信息化建设中的作用，是办公室面临的一项重要使命。我局办公自动化工作的总体要求是："认真贯彻落实财政部、国家税务总局信息化建设的指导方针，按照我市财税信息系统建设的总体要求和部署，结合办公室工作实际，明确目标，分步实施，积极开发利用各种信息资源，努力加快办公自动化系统的建设进程，提高办公室的政务参与、事物管理和后勤服务能力，为推进我市财税事业发展提供保证。"并提出了"加强领导，统一规划，周密组织，积极实施，稳步推进"的原则。

二、 系统的选型与实施
　　办公自动化系统的建设是一项十分艰巨的任务，由于我局财政、地税合一，内部机构较为复杂，有四十多个处室和直属单位，另有十五个县（市）、区财税所，并且收发文的种类也很繁琐，有行政文件、党委文件、各种承办件和各类简报等，故所涉及的单位多、内容广，其工作难度和工作量都相当大的。因此，我们根据以上要求和原则，又进一步制定了办公自动化系统建设的具体任务和实施步骤。
　　一、加强领导和组织。实施办公自动化是一项繁杂的系统工程，因此需要各级领导关注、重视和支持这项工作，各级领导既是办公自动化工作的组织和领导者，也是具体运用和操作者。为加强对办公自动化工作的组织领导，决定成立办公自动化工作领导小组。领导小组有主管副局长任正、副组长，各处室及直属单位主要负责人为成员，办公室和信息中心具体牵头和协调，使办公自动化建设的实施与推动具有强有力的组织保障。并把办公自动化工作真正列入议事日程，将此项工作的开展作为创建文明单位、文明处室的考核内容。
　　二、系统需求的确定。首先我们决定从传统意义上的OA开始突破，也就是通常所说的公文处理系统，包括收文、发文、档案管理等功能，同时建立全局范围内的电子邮件系统，让所有人员都有自己的电子信箱，可以通过电子信箱互相传递信息；然后进一步推广应用到会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等；最终全面实现信息的网上报送和发布，建立和完善我局的综合信息网。
　　三、应用平台和软件的选择。Lotus Notes 是目前在办公自动化领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。它可用于开发和安装群件，有强健的跨平台客户服务器应用开发环境和工作方式。利用其文档数据库，用户可以在网上存放、追踪、储存和组织信息。Notes的最大优点是它具有支持各种应用的能力，可提供对任何类型对象的存储，包括文字、数字、图形和声音信息，还可以OLE等方式嵌入对象。而在以Notes为平台的众多应用软件中，经过反复调研、考察和比较，结合我局的实际情况，决定选用开思公司的"开思OA"软件作为我局办公自动化。……
　　四、切实抓好宣传和培训工作。办公自动化是一场革命，它要求人们告别"一支笔、一张纸"的传统工作方法、方式，逐步实现"无纸化"办公。因此需要全体干部树立新的观念，群策群力，克服困难，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全局干部职工中大力宣传办公自动化的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量，为开展办公自动化工作创造条件。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用办公自动化软件，负责辅导和带动全局干部的应用。合理组织安排培训，要求每一位干部认真参加有关培训，切实掌操作技能。
　　五、建立相应的规章制度。为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，我们制定了相应的《办公自动化保密规定》、《公文电脑处理流程》、《系统管理员职责》等一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正。高度重视网络安全和保密工作，对机关处室、各直属单位、各县（市）区局提供的各类信息，其内容、数据是否可以公开，各级领导要从源头上严格把关；对各类内部文件、各类信息未经分管领导或市局办公室许可，不得随意向其他单位或新闻媒体提供，一经发现严格追究。等等，等等。

三、 系统的特点
　　《开思/OA》的各项特点满足了我局对办公系统的需求，确保了系统的顺利实施和推广。 1、 开思/OA具有可设置多个应用数据库的特点，通过部门设置和定义，目前我局可以实现以下多种使用模式
● 共享使用模式
最简单的使用模式，所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，可以进行集中控制。
● 部门独占模式
按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，可以实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据（例如：访问权限的设置，文件流程的定义等）。
● 年度划分模式
按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索。 ● 混合使用模式
利用开思/OA具有可设置多个应用数据库的特点，结合单位的实际情况，参照以上应用案例，设置最贴切的使用模式。

　　2、 功能完善、卓越的工作流。单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公流程的顺利运转。

　　3、 新型的远程/移动用户办公模式。新增的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费。确保我局外出人员的异地办公。

　　4、 异地网络的文件下发功能。我局现对县级单位的公文下发，完全可以通过各类网络（Internet、DDN、PSTN）进行。实现无纸化办公。

四、 应用效益
　　办公自动化工作在我局虽起步较早，97年已经着手准备，并进行了一些试点，但由于诸多原因（如办公地点分散等），未取得实质性的进展。随着我局新大楼的落成，办公地点相对集中，计算机软硬件配备的日益完善，为我局全面推广应用办公自动化提供了良好的条件。经过近两年的分步实施，我局在实施办公自动化方面积累了一定经验，并取得了一定的实效。市局的公文管理系统目前已全面推广应用，在此过程中我们遇到了许多事先未曾预料到的困难。因为办公自动化实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，系统推广起来比较困难。公文管理系统要求各级领导在计算机上签文件，对这种工作方式上革命性的变化，很多人难以适应。后来领导小组多次开会，办公室和信息中心不遗余力地才把这个系统推下去。在这方面，我们的体会是：最高领导越多参与，那么系统的推广就会越顺利。在市局实施的同时，我们在有条件的县（市）、区局开展试点，取得比较理想的效果，对他们来说，市局的发文即为其收文，带来的便利可想而知。
　　使用后所带来的好处是不言而喻的：它解决困扰我局政务管理工作中的三大难点：一是提高了文件的传阅速度，特别是承办件，相关领导和处室能及时看到文件，并及时处理，办公过程渐趋规范；二是实现了信息的共享，扩大了信息面，使办公资源得到合理的使用，同时提高了干部素质；三是大大提高了信息传播的速度，从而提高了办事效率。特别是在我局迁入新办公大楼后，效果尤为明显。……
　　随着网络和信息技术的不断发展，我们的应用也会不断发展，办公自动化系统也需要不断的更新和完善，它所能提供的信息量也将不断丰富，……

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