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从“信息孤岛”到“信息大陆”——访上汽集团信息产业投资有限公司总经理蔡龙根先生(下)

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从“信息孤岛”到“信息大陆”——访上汽集团信息产业投资有限公司总经理蔡龙根先生(下)
图:上汽集团应用案例
  其次一个比较大的困难是在实际的系统应用实施过程中,角色转换、观念转换的问题。刚才我也说了,整个集团内各部门、分公司信息化程度参差不齐,但办公自动化系统就是通过网络将企业所有员工联系起来,通过网络来完成大部分工作,是全员的办公自动化。这就要求所有人员,上至领导,下至各级员工,都应能使用电脑办公,否则,办公自动化就很难进行。尽管CASE OA系统的功能非常先进,使用起来也非常直观简单,但是毕竟有一定的技术成分,对于习惯于传统办公方式而又极少接触电脑的员工来说,立刻熟练运用OA系统进行现代化办公,也不容易。因此,为彻底保障开OA办公系统的成功实施,集团对全体员工计算机相关培训的工作极为重视,这也是项目实施的计划之一。此外,那些虽然接触过现代办公方式但却更习惯于传统办公方式的员工,也出现过短暂的“办公自动化恐惧症”,它需要一个逐渐适应的过程,实际上,熟悉、适应了办公自动化的员工,都会爱不释手的。   另一方面,需要明确的是,任何一个项目的实施都不是盲目的,而是基于需要的自觉的实施。实施OA系统的突破口就是应用,提高我们的办公效率。信息化定义本身就是应用信息技术于各行各业,从而降低成本,提高效率,不能“为自动化而自动化”,让花费财力、人力的一些电脑软硬件成为一种变相的企业宣传品、一种追赶新潮的摆设。总之,我们是真用!   我们集团为了保证OA系统的实施,专门制定了一系列规章制度。如《关于开思/OA系统文件处理规定的实施细则》、《关于取消纸质信息、部分纸质文件和文件归档的通知》等文件,从管理方面进一步推动了系统的实施进度。在我们集团,中高层的干部基本不配笔与纸,这既可以看作一种强制性的暗示,也表明了上汽管理者对于办公自动化乃至整个企业信息化的重视。同时,为加快落实实施,集团还与金蝶上海研发中心组织了技术人员,专门对全体办公员工进行办公自动化培训,甚至手把手地教一些电脑技能生疏的员工,力争让他们尽快适应这一新的现代自动化办公方式。这种宏观上清醒而务实、微观上具体而细致的工作使上汽集团信息化工程得以迅速地开展与实施。   话外音:“我们是真用!”倘若面前是一位并不关注新技术行业、对于企业信息化并不知晓、或者与此无关的人,也许只是一句太过朴实的话。然而,对于这位曾在IT行业浸染多年,有着丰富的理论及实践经验的高级工程师来说,如此浅显的语言里,一定包含了诸多的感慨。如果没有认识到企业信息化工作的难点,建设中存在的华而不实的问题,我们听到的恐怕只能是一些宏观空洞的议论了。笔者听到这朴实而有力的“真用”一词,觉得蔡总对于当前企业信息化过程中存在的问题可以说非常清醒。 “我们是真用”,这浅显的语句,是一位企业信息化建设者清醒的认识,是对那种在企业信息化方面盲目跟进行为的一种揶揄,它也体现了全体上汽人远离盲目与说教、清醒而务实的实干精神!   计算机周刊:目前CASE OA系统是否有明显功效?上汽集团是否完全实现了无纸化办公?   蔡总:CASE OA实施后,缩短了文件信息和数据传输的时空距离,原本需要几天甚至更长时间的公文传输、收文登记处理的过程,现在几分钟便可完成。借助CASE OA系统,集团内部事务处理趋于流程化,实现了信息共享,信息快速检索功能提高了办事效率和办公质量。此外,CASE OA在保障信息安全、节约费用方面也发挥了重要作用。   目前电子化办公并不能完全取代纸张办公,我觉得毫无必要,也不可能将两种办公方式完全对立起来。因为每种信息的载体本身各有其存在的特性,就象现在网络媒体盛行,但是报纸、杂志也照样存在。纸张在传递信息方面,比有技术或条件限制的电脑有时反而更为自在随意。比如记录客户一个电话号码,或者短距离的信息传输或交流等。当然,信息还是应该在一个流畅、便捷的电子化平台上流动,实施OA系统目前可以说是科学明智的选择。在未来的办公过程中,纸张虽然能够继续发挥其办公功能,可作为信息流动过程中的短暂的中转站,但是更多地倾向于辅助的性质。   如今,我们上汽集团已基本实现了电子化办公。而且因为集团规模大,业务范围广泛,下属子公司有几十家,我们的网络不是一般的企业内部局域网,而是广域网,因此不但基本实现了电子化办公,身在外地也可实现远程办公、异地办公。这不仅提高了企业办公的效率,保障了一个高效、迅捷的信息流,同时也大大提高了各级管理人员、普通员工的工作积极性。   可以这么说,作为企业信息化的一个基础环节,上海汽车集团办公自动化项目实施过程不仅适应了提高核心竞争力以参与国内外市场竞争的需要,也极大提高了全体员工的素质。在展示科技力量的同时,焕发出浓郁的人文魅力。这是上汽集团核心竞争力另一个集中体现,也暗合我们集团一直提倡的“人本管理”的理念。我们可以说上汽集团办公已经从最初的“信息孤岛”发展成为一个“信息大陆”。   事实上,办公自动化只是上汽集团整个企业信息化工程的一个环节,但是尽管如此,我们也可以从中看到上汽集团在企业信息化建设方面全局性的战略眼光。作为辖有几十家合资企业的中国龙头汽车产业集团,上汽集团企业信息化过程可以说代表了中国制造业信息化最新的推进态势。

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