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杭华油墨信息化经验谈:金蝶K/3铸就成熟企业

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【导读】杭华油墨信息化经验谈:金蝶K/3铸就成熟企业

  面对商业全球化、监管加强和市场瞬息万变等多方挑战,油墨等化工企业必须通过提升企业信息化水平,优化全球供应链,提升企业盈利能力,加速企业的转型升级。

  面对油墨企业的众多需求,致力于成为全球领先的云管理领航者的金蝶,利用软件平台优势,不断创新,造就了一段与杭华油墨化学有限公司(以下简称“杭华油墨”)战略合作的佳话。

  业务发展与信息化建设相得益彰

  杭华油墨由杭州市工业资产经营投资集团有限公司与日本国株式会社T&K TOKA共同投资组建,于1992年6月建成投产并正式营业。作为浙江省著名商标和名牌产品的杭华油墨,已经先后通过ISO9001:2008质量管理体系认证、ISO14001:2004环境管理体系认证、SONY GP认证、美国PANTONE色彩标准认证、以及中国环境标志认证。杭华油墨秉承“技术与诚信”的企业经营理念,坚持以“向印刷业界提供适用稳定的产品和周到有效的服务”为宗旨,立志推动印刷业的技术进步!

  伴随杭华油墨不断发展壮大的是其有条不紊的企业信息化建设。“最初,杭华油墨用一家本地软件企业定制的管理软件,但随着业务的不断发展,原来的软件已经跟不上企业的管理要求”,杭华油墨信息课课长张磊介绍说。2009年12月,杭华油墨组建ERP项目实施专项小组,开始进行ERP系统重新选型。金蝶凭借功能强大的软件产品和出色的实施服务能力赢得了杭华油墨ERP选型小组的认可。2010年4月份,双方正式达成战略合作。历经近两年时间,项目于2011年8月实现全面上线,一期项目上线运行至今,整体业务流程运行顺畅,并连续、按时出具了三期财务报表,符合项目实施的总体设计要求。

  经过分阶段的项目实施与推进,目前杭华油墨已经基本实现了企业管理信息一体化平台的全面建设。从软件模块上来看,应用了生产、供应链、质检、财务等ERP软件的几乎全部模块,另外还有BI,同步还做了HR,目前OA项目也开始实施,可以说,杭华油墨整个K/3系统项目涉及面很广。

  信息化实施宝贵经验:充分重视初始化数据结转和测试 

  在项目的实施过程中,新老系统的切换、标准产品的应用如何与客户需求进行有效的结合等等难题,都摆在了杭华油墨面前。张磊认为,“企业信息化如果是一张白纸,实施起来就很容易,尤其是初始化非常容易。但如果是以前用过系统,就会带来一些问题,如初始化数据如何进行有效的衔接,原先的财务数据、业务数据如何正常转移过来等等。”据了解,在浙江企业中,有很多企业就因为初始化数据做得不好,导致以后做的数据再准确也无济于事,因为地基没有建好。

  因此在项目实施前,杭华油墨的项目实施小组考虑问题十分细致,从操作层面上,提出重要的两点:

  第一点,初始化数据结转是成功上线的基石,如果系统初始化作好了意味着成功上线机率已达50%。杭华油墨值得借鉴的一点是,在新老系统切换时,信息部门要做好充分的准备,包括系统上线前的测试、开发、模拟。杭华油墨只用了两三天的时间,就顺利完成了所有业务数据、财务数据的初始化,并且利用7天的高温假时间,进行了初始化部署,让新老系统顺利切换,没有对企业的生产经营造成任何影响。

  第二点,大量的系统测试。只有通过大量的测试才能知道系统自身所存在的问题并对症下药,只有通过大量的测试、模拟不同的业务场景才能知道系统能否满足各项需求,对于特殊需求再进行针对性的开发。通过大量的模拟、测试,杭华油墨的信息化系统在得到改善的同时也避免了大量后续问题的出现。杭华油墨把模拟的侧重点放在每个客户端能够操作这个系统的熟练度上。最直观的体现是,各个部门知道今后能做什么事情,知道不同业务情况如何处理,知道当天有什么业务情况并且知道该怎么处理。

  “我强调的是各个部门把今后可能出现的业务情况从大到小的列出来,共性的只要抓一个,针对不同的需求根据情况进行评估和解决。我不需要单据多,而是需要类型全。第二,模拟可以提高熟练度,强化应用操作水平,不至于系统上线后,这里出问题,那里出问题。”张磊说。

  模拟的最重要的目的是满足业务的需求,尤其是不同业务类型的需求。另外,每个人的操作习惯不一样,不仅要考虑操作方式、还要考虑业务类型,这就需要大量的测试,而且这些事情要做在前面,避免系统上线后再出问题。通过各种模拟测试,在金蝶相关实施人员的帮助下,杭华油墨的信息化进程顺风顺水。

  杭华油墨物流部总监吴国强表示,“经过几年的发展,杭华油墨的数据量成几何级的增长,录入量也增加了,手工操作十分困难。金蝶K/3上线以后,操作效率上升了一个台阶,系统也为后期的统计、分析、指导工作提供了很好的依据。”

  展望:信息化管理全面应用,助推企业跨越式发展

  金蝶K/3第一期信息化项目顺利实施,给杭华油墨带来显著收效。

  首先,改进业务模式,提高效率。杭华油墨形成了一套可操作性极强的标准业务操作规程,内部控制思想和标准减少人为因素的影响,通过对软件系统设置使之固化,并在具体业务处理时自动加以控制,实现了控制标准与业务处理操作的一体化。

  其次,强化内部管理,提升效益。严格的流程管理,规范采购、销售、生产、财务业务流程,通过对业务流程更为精细化的管理,加强对物料周转、生产效率、实际成本、资金周转情况等多方面分析,及时发现异常问题以提升内部管理空间。

  最后,加强经营管理能力,提高市场竞争力。通过购、存、销、财等信息一体化管理,实现了信息的实时变动与更新,可以帮助管理层针对市场竞争环境,迅速做出正确的决策。

  对于后续企业信息化项目的建设,张磊强调,对于金蝶K/3这样非常成熟稳定的产品而言,尽可能不要随意的、过多的进行二次开发,尽可能通过对企业流程的梳理与产品方案的应用进行有效、最佳的结合。这样既满足了企业的管理要求,也保证了企业信息化成本的最小化,特别是保证了后续软件的平稳升级。

  可以说,信息化应用在杭华油墨日常管理体系中起到了基础核心的作用。未来5年,杭华油墨要在目前的管理应用基础之上进一步扩展深化,继续加强信息化管理的全面应用,使企业管理实现跨越式发展。

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