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寻找阿拉丁神灯—青岛双桃化工ERP全面应用的实施体会(下篇)

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  现场指导,跟踪服务。ERP项目正式运行,标志着新的业务流程和用计算机代替手工处理各项业务的开始。为了保证每一个环节都能在规定的时间运用新的手段、遵循新的流程完成任务,项目组一方面每日利用网络系统监控系统的运行情况,发现问题及时纠正。另一方面组织项目组人员现场指导、跟踪服务,哪里是关键,那里就有项目实施人员。项目切换之初,销售是关键,我们就全力以赴协助销售操作人员做好发票、出库通知单等的开制与查询;接着是仓库的入库单、领料单及销售出库单的开制与审核,而月底项目组人员盯在财务上,协助财务人员审核原始单据,定义凭证模板、制作会计凭证,实现各部门的业务流程规范化,正规化。   做好第一个月的结账工作。第一个月能否按时、准确结账,标志着系统运行的成功与失败。因此,要保证财务能够顺利结账,就必须统揽全局,适时监控整个系统的运行情况,发现哪个环节有问题,就果断采取措施,及时解决问题。不能等问题成了堆,到月底才发现、月底再解决,那样工作就会被动。由于我们把工作做在前头,尽管月底出现了一些意外,但经过协调和及时处理,系统6月10日完成了第一次月结账,并准确地提供了会计报表。   目前,第一个阶段的任务已经基本完成。虽然系统在环环相扣地稳步运行,但是,在运行的过程中还是暴露出许多问题,多少年来形成的工作习惯对新的业务流程的影响是巨大的,为了从根本上解决这个问题,我们起草了《双桃业务操作规程》和《关于ERP系统运行过程中“原始凭证”使用规范》,对规范操作过程起到重要作用。   希望之光   从3月16日的启动大会开始,我们完成了调研、培训、产品编码、业务流程重组、基础资料整理等一系列艰苦细致的工作。5月8号系统初始结束,ERP系统开始运行,到6月10日第一张资产负债表等会计报表的准确输出,标志着一期工程基本完成,实现了采购、库存、销售业务的计算机管理,采购、库存、销售业务与财务系统的有机集成,以及物流、资金流、信息流的有机集成,达到了信息共享的预期目标。   随着ERP系统的运行,在管理上的作用已初步显现。有关领导可以在计算机上直接看到业务人员工作进度,及时督办本部门的工作;计算机可以随时随地按仓库、按批次、按时间段查询库存数量,对生产部门合理安排生产任务,仓库管理部门制定合理的库存限额,合理储备各类物资的库存数量,从而提高储备资金的利用效果提供了详细而准确的资料;市场部已着手运用销售系统现有的报表,对销售人员的工作业绩进行考核,对应收账款进行分析,对外地库库存进行调剂与控制。   解决了长期以来业务处理的随意性,过去车间完成了当月生产任务,其超额部分就不办理入库,随意减少内部销售收入,费用节约较多时,只开领料单,不领料,虚增费用,用以调剂各类指标的完成情况。运行仓存系统以后,这类问题就很容易被管理部门发现,便于制定防范措施,确保企业经济信息的准确性。   解决了仓库账与财务账、财务账与客户账不一致的问题。由于业务处理是从原始单据做起由计算机自动形成会计凭证,自动登记相关账簿,因此只要原始凭证是正确的,由此而生成的账簿记录就是正确的。   夜行中的灯塔   “高度重视、讲究方法”,是我们实施ERP项目最深刻的体会,并总结以下几点以飧同行:   ERP项目实施的高失败率,制约着ERP企业管理软件的推行。双桃ERP项目的顺利实施充分体现了“一把手工程”的意义。公司的董事长、总经理亲自带队考察项目、亲自参加并主持ERP项目的启动大会、流程再造的论证会议,亲自布置和检查ERP项目工作进度。尤其是,公司总经理从项目实施开始,就利用ERP系统检查各部门的工作进度、查询各种管理报表,各部门的工作都在总经理的监控之下,这是项目顺利实施巨大动力,是“一把手工程”的有利体现。在总经理的要求和带动下,尤其是市场部、生产部、财务部、供应处等部门领导通过相关查询功能,适时提出一些管理措施,督办本部门的各项业务,对本部门的工作是一个很大的促进。   双桃ERP项目的顺利实施与双桃公司有一批敢于承担责任,乐于奉献的干部职工队伍是分不开的。为了及时将原始数据输入计算机,仓库、财务十几名职工放弃了休息,放弃了节假日,坚持工作。最关键时他们曾通宵达旦、彻夜未眠,最终按时完成了各自初始任务。按照财政部门的要求,手工账与机器账要并行一段时间才能甩掉手工账,也就是说,仓库保管员、财务人员在这一段时间里几乎要付出双倍的劳动,但是仍然没有叫苦叫累,默默地奉献在各自的工作岗位上。正是这种干群一心、任劳任怨的工作态度,才保证了系统的顺利运行。   软件公司实施顾问的作用同样也不可忽视。金蝶青岛公司派出以副总经理为首的三人全天战斗在企业,随时解决软件实施过程中出现的问题,为软件的顺利实施提供了保障。   目前我们的ERP系统基本达到了第一期实施目标,实现了采购、库存、销售业务与财务系统的有机集成,实现了物流、资金流、信息流的有机集成。但是我们在管理上的最终目标还没完全实现,我们第二阶段的实施任务还刚开始进行。我们总体设计目标中提出的四个软件应用亮点(流程控制的例外管理、预算管理的事前控制、标准成本控制、经理综合办公)还没有完全实现。因此,我们要总结经验,继续努力,为完成二期实施目标和总体规划而努力奋斗!   接上篇

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