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管好知识时代的文件

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表1

    按照我们传统的文档管理方法,只有一小群工作很邻近的人员才能方便地相互访问文档。但是在现代的分布式企业中,员工的地域差异很大,文档的增加和访问的需求都是以指数级发展,每时每刻都可能有高价值的内容通过全球网络在有交叉联系的工作小组间产生,同时也会有文档访问的需求。因此在网络时代,只能由小部分人员访问的正式文档不再是存放知识的唯一的管理容器,今天的企业需要一个真正的分布式的知识文档管理结构。那么,如何实现这一点呢?   根据企业“知识管理工程”中的收集、整理、发布和再利用四个阶段,上海研发中心提出了企业信息化整体解决方案。而企业范围的知识文档管理也正是知识管理初步的关键组成部分,针对企业在知识的整理和合理管理的过程中遇到的上述问题,上海研发中心提出了知识管理中心软件——CASE/KM.Center,通过对任意数目的分布式过程进行流水化处理来提高整个组织的竞争力。   管理文档更有章法   CASE/KM.Center能做什么?当今企业在日常工作中面临的任务主要是需要合理管理日常积累的大量信息, CASE/K.Center可以为企业赋予新的管理机制和安全机制,同时为信息建立有效的利用途径(信息的分类和重分类、相关性匹配、相关信息的联接、信息存储的镜像等)。先看一个我们经常遇到的例子。   许多企业现在已经通过了ISO认证体系,但是如何更规范、合理地管理、控制和维护ISO文档呢?   对于原先的ISO文档的管理,企业多以手工的方式实现,因此在实际的操作过程中,虽然管理部人员的工作强度和效率已经达到了一定程度,但是问题仍然存在。例如:文档版本的升级无法保持一致;文档审核、流转周期过长;各部门之间没有有效的对各类资料进行统一的管理,导致各个部门无法及时有效地获取所需信息,对企业进一步提供生产、销售、服务的质量造成了一定影响。   CASE/KM.Center方案就可以提供有效的解决方案。它可以帮助企业提高技能素质、提高生产率、提高响应能力以及加强创新。在部署CASE/KM.Center时,该方案采用以管理部为中心,向其他部门辐射的系统结构。下面的对比表可以体现CASE/KM.Center带来的效果。(如表1所示)   四层结构保证效果   CASE/KM.Center是怎样实现上面的管理效果呢?这是因为它具有多个切合企业文档管理需求的特点。 CASE/KM.Center知识文档管理系统具有面向Internet/Intranet的多种部署方式,拥有直观有效的存储机制及文件镜像功能,同时设置了针对文档生存周期的版本控制和安全机制。当然,面向Internet的发布功能和强大的检索和相关文档定义机制也是必须提供的。   这其中,为了使知识文档的存储既符合企业网络的结构,同时又贴近传统的存储方式,CASE/KM.Center提供了非常有特色的四个层次直观的存储机制。   文件库 这是知识文档存储的第一层次。可以在此申明该文件库的所在服务器、网络域、库别和管理员等相应信息,并可以在该文件库中创建所需的文件柜。   文件柜 这是第二层次。除继承所在文件库的相应信息之外,还包含文件柜的相应信息及说明等,并可以在该文件柜中创建所需的文件夹。   文件夹 和上一层次类似,文件夹除了继承所在文件柜的相应信息之外,可以在该文件夹中创建新的文件。   文件分类 这是最后一个层次。为了方便文档的查找和访问,可以对文件夹中的文件按照一定的定则设定分类。   可以看到,CASE/KM.Center存储管理机制的每个层次具有独立的存取控制列表(ACL),控制文档访问、存储的安全性。   CASE/KM.Center提供灵活的组织结构定义工具,按照实际情况制定符合需求的存储、使用和访问方式,同时还支持交叉使用、访问方式。   通过多种自定义组合的部署,CASE/KM.Center可以确保不同类型的企业制定出贴近自身特点的使用体系,满足企业对知识文档管理的要求。

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