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为食品保鲜——福州新捷扬运用K/3ERP

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  福州新捷扬食品公司是台湾新东阳集团于九二年底投资于福州的一个专业生产食品的厂家,连续多年被评为省先进企业、重点企业。中国加入WTO后,竞争日趋激烈,我们面临的竞争环境发生了根本性变化,如顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短等。随着客户需求的提高及管理思维日新月异地发展,传统的管理手段已经不能完全满足公司发展的需要。我们迫切需要开拓崭新的管理视野,掌握实用的管理技巧,建立具有竞争力的信息化管理平台,以促进生产方式由主导型转向市场主导型、经营模式由粗放性经营转向成本控制性经营、管理类型由部门管理转变为企业级协同商务。   一、管理症结   1、首先暴露出来的是物流上的漏洞   食品行业因为其产品特征及市场要求,对存货有着严格的批次及保质期的管理,对库存情况的及时性要求非常高,在原手工账的情况下,企业负责人无法及时准确的了解的库存。另外,销售部门也无法及时掌握企业库存的变化,常常出现客户拿着提货单去指定仓库提货时提不到货,而其他仓库却有较充裕的库存。   2、物流上的漏洞影响了财务管理   业务部门与财务部门不能很好沟通,造成结算拖延、库存与帐目不符等;先发货后结算的情况下,无法判断客户的信用度以降低坏帐损失的风险;财务对各购销业务的发生情况无法做到有效监控。   3、市场反馈信息系滞后于企业管理的需要   手工财务数据相互独立,财务信息传递通过层层统计报表,常常出现数字不符、报表不详的情况,难以达到统计数据的及时性、准确性、相关性要求。集团决策层、领导层很难及时地把握来自市场的准确信息,也就无法快速对市场作出正确的决策和预测。   4、难以实现成本管理   面对多变的市场环境,如何及时满足用户的多品种需求,进行科学合理的成本预测、成本分析及成本控制,及时、准确地为企业管理者提供经营决策信息,显的至关重要。而传统的成本核算方法及核算工具只是粗放地进行成本核算及成本管理,很难满足公司管理的需要。   新捷扬公司资金流、物流和信息流相脱节,造成销售成本不断上升,更导致产品销售信息难以及时掌握、对市场相应速度落后,影响公司的整体销售能力。   二、ERP选型   2001年,我们下定决心建立企业信息化管理系统,引进ERP加强企业资源管理,提升整个企业的管理水平,为此专门成立了ERP项目选型小组,并提出要求:ERP软件必须是成熟的产品,包括对环境的适应性、实践的成熟度以及技术的成熟度;挑选最适合本企业管理模式的企业管理软件;需要具有针对行业以及业务的解决方案;软件供应商在IT界需有良好的信誉,该ERP产品需要有高水平的本地化技术支持;有较强的实施队伍及项目实施经验;具有比较标准化的实施流程;ERP厂商的售后服务质量比较好;该ERP产品具有比较合理的价格。经与国内外众多ERP软件的评测与比较,新捷扬公司最终把目光锁定了金蝶。   三、K/3ERP项目的目标   (一)实现财务业务一体化   信息孤岛问题阻碍了新捷扬的发展,实现财务业务一体化是我们进行信息化建设的初衷。从硬件和软件上保证财务业务的协同,在加强对企业资金流管理的同时,加强物流控制,达到真正有效的经营运作监控。   (二)严格库存管理   库存是连接企业内外的枢纽,而且库存占用资金情况直接关系到企业资金周转问题。根据产品的生产工艺、材料定额和制造部门的生产计划,科学进行材料采购;材料的收、发遵循严格的控制程序,在保证生产顺利进行的同时,尽量减少库存成本。   (三)优化企业的业务流程   结合计算机环境下企业管理模式的新要求,综合考虑公司的业务特点和企业软、硬件条件,设计最优业务流程。实现“信息集成、过程集成、功能集成”,实现“一张原始凭证(销货发票、购货发票、入库单、领料单等)一次录入,业务核算、统计核算、会计核算全部自动完成”;实现对业务过程的科学严格控制;真正提升企业的核心竞争力,满足企业的长远发展需要,应对竞争激烈的市场环境。   (四)加强企业外部以及内部往来款的控制   借助核算项目管理和往来管理,加强对现金收支的管理,节省成本费用支出。对每一笔的往来款进行账龄分析,对每一笔资金的来源和使用情况进行分析,减少不必要的开支;进行个人往来管理,利用个人往来将每笔支出所引发的资金管理责任落实到人。   (五)加强物料成本核算和管理   对公司的原材料,半成品,产成品的出入库成本进行精确的计算,弥补之前手工情况下对成本计算不准确、不及时的不足。   四、K/3系统的实施   系统实施是决定系统能否在企业中成功运用的关键。新捷扬公司领导对这个项目非常重视,为确保本次实施成功,新捷扬与金蝶共同成立了项目实施小组。根据金蝶的金手指六步法,双方对整个实施过程拟定了计划。   1、实施小组经过分析研究决定采用分步实施的方法,实施顺序依次为:财务管理模块,包括:总账,报表,工资,固定资产,现金管理,财务分析;物流管理及应收应付管理模块;成本管理模块。   2、在金蝶“金手指六步实施法”的指导下,新捷扬公司的信息化建设在一个有序的环境下顺利实施完毕。   项目组织:为了保障项目的顺利实施,新捷扬公司总负责人出任项目领导小组组长,以保证该项目的人力和时间资源。在财务部选出对业务熟悉、对电脑操作熟练的人员作为项目经理,不定时对项目进行督导,在整个项目组织阶段,双方配合默契,为项目顺利进行打下了坚实的基础。   系统培训:在系统培训阶段,金蝶公司制定了一整套切实可行的培训方案:A、由系统实施部对难操作模块自行编制了一套培训操作手册,以浅显的语言、直观的图形使学员一目了然;B、培训完成后发统一的练习题进行练习;C、定时进行调查,若培训工作存在问题,再申请进行复训,以促进相关人员应用技能持续提高。经过这一系列的充分准备,顺利完成了培训工作。   系统定义:双方进行了深入的交流,从对会计科目的设置、辅助核算的定义,到各类报表的设置、各种业务流程的制定与改善等都作为细致深入的分析和改进,从而优化了整体处理流程。   数据准备:由于该系统涉及到整个企业信息化建设的多个方面,在数据准备阶段对数据的一致性、全面性、准确性要求就显得格外重要,历经两个多月的数据准备工作,新捷扬公司从物料编码、科目设置、供应商、客户到固定资产卡片等都进行了细致科学的整理、归档,形成了一套完整、准确的基础数据。   系统试运行:在系统初始阶段,由财务科和生管科统一制定规则,避免了各部门意见难以统一的麻烦。经过近一个多月的试运行,各类报表基本完成。   系统切换:经过两个月的试运行后,项目经理、部分业务骨干和金蝶公司相关实施人员组成了一个专门的系统验收小组,对K/3系统进行了全面验收,同时对各相关人员提出了建议和意见,确保系统更好地运行。   五、K/3ERP应用效果评析   (一)建立数据中心、数据高度共享   财务管理各子模块,物流管理各子模块的数据在K3系统的基础资料中高度共享,并形成数据中心,集中维护,非常利于数据的综合利用。   (二)实现财务业务一体化管理   财务部由凭证到帐页完全由计算机来完成,所有业务人员,财务核算分别可按部门、专项、往来、个人、台帐进行一种或多种交叉核算。各财务人员在业务上真正做到了协同合作。报表管理及固定资产系统管理和核算以及同帐务系统连接也不需要进行手工处理,月未可直接生成帐务凭证。真正达到及进时、高效。   (三)供应、仓库、销售部门业务连贯   一张单据走遍各个部门,领料、发货有条不紊,库存占用得到了有效的控制。对于每天收、发、存情况清晰明了。尤其对于销售系统来说,不仅将管理到每个地区,而且对每一个业务员的收款、发货情况通过不同形式的多张表查询了出来,真正做到了帐帐相符。   (四)准确的物料成本核算   对企业的各种物料成本的进行精确的成本核算,对每一张销售出库单的成本计算的清清楚楚,为公司的成本控制提供了坚实的基础。   (五)实施K/3后,企业员工工作效率得到了提高   树立了全员质量管理的理念,培养了一批真正的复合型人才,为公司的长远发展奠定了人才基础,企业开始由职能性管理转化为流程性管理,企业的监控机制变的更加健全,团队协作精神明显增强,决策判断更加准确,并提升了整个团队的信心和拼搏精神。

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