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从“信息孤岛”到“信息大陆”——访上汽集团信息产业投资有限公司总经理蔡龙根先生(上)

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  目前,办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势,它对提高企业的办公效率,提高决策的科学性、正确性,提高综合管理水平和核心竞争能力有着十分重要的意义。构建企业内部网,实现办公自动化,已成为信息主管部门以及许多管理者的一项重要工作。为充分认识办公自动化系统在现代企业中具体的应用,进一步了解中国企业办公现状乃至企业信息化的现状,笔者采访了上汽集团信息产业投资有限公司副总经理、高级工程师蔡龙根先生。   计算机周刊:蔡总,能否简要谈一下上汽集团办公自动化实施的初衷?   蔡总:有需要,才有信息化。让一个摆摊的小业主实现办公自动化毫无必要。作为辖有几十家合资企业、办公地点分散、业务范围广泛的大型汽车产业集团,如果沿用传统的办公方式,靠纸张写来划去,靠电话接来打去,靠腿脚上来下去,上汽集团内外部的信息传输与交流必然成为一个极为棘手的难题,如今看来,也很难想象。加快实现办公自动化也正因此成为一项迫切的任务。   现在是网络时代,管理目标已向物流、资金流,信息流发展。在具体的企业中, 信息流更多地体现为电子文档,它的交互能有效改善办公的效率,而办公实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、积累、组织、分类、共享、传播等行为的协调,实现企业整体目标的过程。因此,实现办公自动化正是控制管理信息流的重要手段。   应该说,实现办公自动化之前,上汽集团的办公软硬件基础设施、环境与国内大型企业相比也都是不错的,可以解决个体的办公自动化。但是员工仍习惯传统办公方式,多满足于一般事务处理和简单信息管理,缺少一个保障信息安全、高效、稳定、有序流动的平台,资源不能共享、信息纵横向流动不顺畅。集团各下属子公司之间,公司部门与部门之间,部门上下级、平行级之间,形成了一个个孤立的“信息孤岛”,滞塞了信息流动,影响了办公效率,同时磨蚀了许多员工的工作积极性。作为上汽集团企业信息化工程一个基础环节,实施办公自动化项目正是想达到对于信息流的科学合理的控制,提高公司办公效率以服务于集团的最高目标。   计算机周刊:听说你们选择的是金蝶CASE OA系统,为什么不是其他类似的办公系统?   蔡总:项目实施前,需求分析十分重要。但是选择一个符合自身需要的OA系统绝不是一件容易事。如果对企业内部办公事务、工作流程、信息收集、传播的过程不明晰,选择软件不坚持“以我为本”的观念,到头来意想不到的问题会纷纷出现。企业信息化不是目的,必须切实地建立在需要基础上,上汽最终选定CASE OA而不是其它是经过反复比较论证后的结果。主要体现在以下方面:   一、上汽看重金蝶软件的品牌优势。品牌一般体现了优质的产品、良好的服务与企业形象。成立于1990年的金蝶上海研发中心(原开思软件)是业内领先的企业电子商务和管理系统应用产品和服务的提供商,拥有超过200家大型企事业成功用户,如一汽集团大连柴油机厂、科健、上海日立、东方电视台、上海市第一百货、上海农工商超市等,在国内企业管理应用系统市场占据领先地位。作为一支老牌劲旅,金蝶上海研发中心在企业信息化方面有着较强的设计研发能力,经验应该说十分丰富,而且一直保持着不断创新的发展态势,在系统维护、更新方面也基本能够跟上现代企业具体管理方式、办公事务的创新。   二、CASE OA系统本身有其吸引力。CASE OA系统面向广大企事业单位,利用Lotus Domino/Notes的丰富强大的功能和平台性能,结合了先进的Internet/Intranet技术。它符合中国国情,比如办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点,力求功能全面而细致,操作简单方便,强调网络信息交流和共享。适用于政府机关、社会团体、企业、金融机构、医院等各类单位。可在多种硬件环境的局域网(LAN)、内部网(Intranet)、互联网(Internet)上使用。同时还支持手写输入、语音输入及图象扫描识别等辅助办公应用技术,为我们提供了美观、方便、易学易用的使用环境。同时它似乎特别考虑到各单位使用OA软件,全面实现办公无纸化需要一个过程,CASE OA R5同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式,帮助用户顺利过渡。   三、上汽集团与金蝶上海研发中心一直有着良好的合作基础,我们集团销售总公司的山东分销中心目前也正使用着金蝶上海研发中心客户关系管理系统解决方案,已经发挥了重要的作用。   此外,也是更重要的一点,金蝶上海研发中心是基于现代知识管理理论来开发的这款OA系统,把信息与知识作为企业的财富和核心,强调对企业中的知识进行全面管理。这一理念与国际管理方式完全接轨,对于志在跻身世界汽车行业企业前列的上汽集团来说,也可以说是另一种意义上的管理辅助。基于这一理念开发出的CASE OA系统非常符合上汽集团整体的管理模式,在现实中能较好地融入整个集团具体的管理工作以及企业文化之中。   计算机周刊:企业信息化是“一把手工程”,但现实中不少企业领导信息化意识十分淡漠,认为信息化是一项纯粹的技术工程,对办公自动化一环,靠技术部抓一下就行,上汽集团OA系统实施过程中是否存在此类问题?   蔡总:在我们上汽集团,“企业信息化”不是仅仅停留在口头上的时髦词汇,事实上,早在三年前甚至更久,上汽集团便在办公自动化等方面作了科学合理的规划并逐一落实实施。在我们这里,“企业信息化”也不单单是“一把手工程”,而且是各层级的管理者、全体员工的参与。实施OA系统,涉及面大,必须改变传统的工作模式。需要集团领导的重视,需要在组织机构上有所保证,需要落实所需的经费,需要进行相关计划的制订和执行。办公自动化的层次越高,工作模式的改变越大,触动的东西越多,越不容易实现,越需要领导在制度、人员等方面切实的支持。没有这些保障,就有可能出现传统的办公方式与办公自动化分离的现象,办公自动化只能是一句空话。现在我们集团下属几十家合资公司内部基本上都实施了这一项目,这与集团领导、各级管理者、全体员工的整体参与是分不开的。   计算机周刊:在CASE OA落实过程中,您认为难题是什么?最终如何解决并成功实施的?   蔡总:的确,在OA系统实施及具体使用过程中,并非是一帆风顺的,出现过一些技术和实施上的问题。   首先,CASE OA系统面向各行业、具有行业一般特性,其主体是由1个系统设置和22个功能模块构成,其主要功能模块划分为个人办公、行政办公、公共信息、辅助办公以及在线帮助系统。上汽集团并非一家普通企业,而是一个业务领域广泛、组织机构复杂、下属公司众多的大型汽车产业集团,应用面极广,仅工作站就有2000多个。而且下属单位信息化起点和应用的情况都不尽相同,有的部门信息化程度颇高,或者用NOVELL建立了自己的内网,或者用UNIX系统建立了初步的应用,但有的部门信息化应用尚低,甚至有仅停留在单机操作阶段的部门,如何将这些系统进行统一进行整体推广、如何在内部信息统一的基础上再与外部大环境形成联动,是实施中的大问题。我们首先梳理明确了集团各公司内部的办公流程,使之趋于明朗、简洁、统一。同时,希望通过CASE OA系统中的流程自定义功能,使之既要保证了我们自身核心模块的完整性,又要使系统功能的完全实现不受任何影响,将软件“共性”与企业“个性”有机地结合起来。应该说该问题曾经一度成为此项系统实现的“瓶颈”,但是经过与金蝶上海研发中心多次的讨论、研究、分析,终于制定出一套适于集团管理的方案(见图)最终为上汽OA系统的实施画出了蓝图。   接下篇

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