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知识管理来了(三)

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  江苏省电力科学研究院有限公司信息中心主任薄斌一直对知识管理有一个模模糊糊的认识,总想找机会深入了解一下。在网上看到金蝶和《中国计算机用户》合作举办“知识管理在中国”研讨会的消息,他特意赶到北京参加会议,不仅希望进一步了解一下理念和产品,也希望有可能的话与厂商洽谈合作。他指出,江苏电力是科研机构,很多的技术报告、技术方案都存在技术人员个人电脑的硬盘里,其他人员根本无法使用。没有专人管理,电脑出故障,或者人员流失,这部分的资源也就没有了。研究所特别想把这部分的资源保存下来,提供给以后的技术人员使用。   北京电子企业管理协会副秘书长白铁英曾经接触过制造整机的大型企业。她发现,整机的调试需要大量技术水平高的人员。很多时候,经验都变成了个人财富,积累在个人的笔记本上。如果企业能把这套系统精华的部分都收集起来,肯定能节约很多的人力和财力。   北京服装行业协会开发中心主任牛金镭对此也非常赞同。在服装行业普遍认同的一句话是“庸者干不了,能者不愿干”,因为服装涉及流行、艺术、文化、市场等方方面面的知识,不得要领的人当然干不了,而知道的人又要同时考虑很多的问题,疲于应对。如果有一个很好知识管理系统,能够方便地把其中的知识积累下来,那么庸人也能很快地学习到知识和技能,能人也就不必过多耗费大脑和精力处理所有的事务,这当然是很受欢迎的。   在我们所接触的所有用户中,无一例外对知识管理所倡导的理念表示了赞同,对自己所在的企业存在的知识管理不利导致的问题深恶痛绝,他们都没有怀疑知识管理系统将来会成为他们企业管理很重要的支撑部分。   确确实实的顾虑   从说好并不等于需求就成熟了。一些观念已经比较成熟,资金和技术条件比较好的企业可以率先迈出知识管理的步伐;对大多用户来说,理念给他们一个希望:知识管理方面的问题可以通过实施管理系统来方便地解决,但远还没有让他们下决心把这么一个系统用到自己的企业里。   正如北大光华新年论坛组委会副秘书长杨珂所言:“国内企业多数信息化的效果不是太好,而知识管理是一个比较前卫的概念,企业上知识管理可能会更需要勇气”。在他看来,知识管理最大好处可以降低成本,其次也可以使很多业务更加透明,帮助企业形成良好的机制。但是,不可否认国内企业的管理环境很不理性,实施知识管理肯定不会很轻松。一些具有前瞻性的民营企业,企业老总观念先进、勇于改变自我,可能更适于实施知识管理。   技术只是实现目的的手段,知识管理不是花钱就可以看见效益的。对此,企业自然也有清醒的认识。上海和强软件有限公司总工程师黄静青指出,知识管理包括管理制度和技术两个方面,而且要首先建立起支持知识管理的组织结构、管理规范和企业文化,其次才是建立一套知识管理系统。对于管理漏洞还很大的企业,即使上了一套先进的系统,也只不过是给企业“添乱”。   有些企业认为,自己已经实施了办公自动化,不需要再上什么知识管理系统。经历了最初从手工到运用Office软件办公的的痛苦,他们害怕再来一次这样的变革。况且,在了解或体验了ERP(企业资源管理)等系统实施带来的苦多于乐的教训之后,用户们对带“管理”两字的系统变得有些敏感了。因为,管理系统已经不是一般意义上的IT工具,对企业本身的影响很大,如果不是到了非变不可的时候,很多企业不愿意走出这一步。   南京跃进汽车集团在2001年4月开始与上海研发中心合作进行知识管理系统建设。在初期选型的时候,他们在自我开发和成熟产品之间选择了后者。他们害怕的一点是自我开发的时间太长,会打击员工的信心,而且一旦有人员流失,工程就很有可能会无限期地拖下去。项目完成后,公司虽然设立了提供员工交流的网络平台,有一个“焦点论坛”,但是真正使用的人并不多。公司领导人意识到,要让企业员工真正接受和习惯使用新系统,企业还是有很多工作要做。   稳稳当当地进行   虽然有需求、有顾虑,知识管理却是无论如何要迈出去的一步,而且是先行者得先机。对于如何迈出这一步,厂商和企业之间需要统一认识、共同推进。   知识管理首先是一个工程,它的实施是一个循序渐进的过程。IBM公司大中华区软件部莲花软件总经理刘洪认为,知识管理一般上要分五个步骤:要先建立一个协作环境,即办公自动化的环境;对企业的信息资源,包括关系数据库、生产型数据库以及各种文档等,要有一个好的、集中的管理;对技能型知识进行集中和管理,这就需要建立一个同步的通信体系,即专家网络;把企业的工作流作为知识管理的对象之一;要进行知识传播,即企业培训,或在线培训。   金蝶上海研发中心总经理孙峰谈到,企业是否上知识管理需要从企业安排工作是否高效、控制工作是否良好等等几个方面判断(详见本期《应用探访》对孙峰的访谈)。   企业在实施的时候,应该重点关注应用,其次才是开发。王有高认为,一个合格的知识管理产品应该能满足业务需求,一个更好的系统则能改善和提高企业的业务系统。对于一些不符合知识管理思想的制度、流程,要下定决心进行业务流程重组。原来他所在的技术中心有5个部门,每个部门都有管理权限,而且和集团都有沟通接口。这样造成的结果就是,一个指示下达,每个部门都认为别的部门肯定已经收到,反而导致信息闭塞和沟通不畅。作为南京跃进汽车集团知识管理项目负责人,他意识到建立在这样的组织结构基础上的知识管理是无法发挥效用的。所以,项目组就建议进行部门职能分开,只设一个对集团的接口,由这个部门负责对其他部门传达。改革以后,技术中心的信息流通情况就好多了。   上海汽车信息产业投资有限公司运行部负责人刘韶华指出,软件厂商不要讲太多知识管理的理念,而是要让用户看到,知识管理这个系统是可以运转起来的。上汽目前在知识管理方面已经是走在前列了,但是我们也是先从细部入手,从采用CASE OA开始做KM,先采集信息,把OA系统运转起来,在知识沉淀以后建立知识库,再进行分析处理,为企业的决策服务。说到这,他还强调,现在很多企业对OA的认识还是在初级阶段的个人办公水平,其实现在的办公自动化是基于网络的、团队办公模式,比如,很多员工要经常出差,现在就可以实现异地办公了,这在以前的OA系统里是没有的。   微软中国市场部消息及协作领域产品经理刘建伟认为,好的知识管理产品要易于使用,用户界面要使终端用户能很容易上手;要注意保护已有投资,很多企业建设了MIS、ERP、CRM系统,要注意新系统与它们的衔接;在设计规划的时候要注意长远可用性,有的方案容易建设却不好升级,一定要注意系统的可扩展性。   作为一位从事多年信息工作的高级工程师,北京市矿业协会副秘书长闻一鸣高级工程师认为,知识管理在国内还处于宣传阶段,在大企业、大公司并不普及,如何更快地开拓市场,是众多厂商的当务之急。由于各个企业的差别很大,提供知识管理解决方案的厂商要有针对性地开发产品。设计系统的时候,要充分考虑企业的实际需求,否则很难发挥出系统的功能。

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