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ERP系统助食品经销商管理采购流程

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  企业资源规划(Enterprise Resource Planning, ERP)方案的产生, 是针对企业本身繁琐的业务流程。企业除了要应付日常的财务管理外, 对产品采购、生产及销售的规划, 都必须经过极为绵密而复杂的工序流程,而各类进出口贸易企业尤甚。

  面向全球一体化的经济体系,欠缺一套企业资源管理软件, 则必然影响业务流程,甚至会拖垮整个盈利的周期。今期个案研究将探讨本地一家从事食品经销的公司,看看他们应用了ERP管理系统后,如何加快了处理各项营运上的效率。

  从事国内食品经销

  今期受访的公司, 为香港一家代理国内鲜活冷冻食品, 并进一步将各类内地进口食品输往香港各肉食供应商发售的公司。(编者按:应受访公司要求,其公司名称不具)据该公司I. T.部门负责人表示, 他们所代理的食品有新鲜的肉食, 每次从国内运到本地后,就必需立即运到他们公司的生产及加工中心去处理,再由旗下运输公司的团队把这类肉食运到各个食品零售点贩卖(详见个案解读一)。当中的业务流程相对其他国内产品进出口贸易的营运流程为快,所以,要处理的账目也相对繁琐,例如粮食的订单数目等,如果没有一套全面的企业资源管理系统,把接单、存货、采购、生产加工、发货一连串的业务流程作中央化的计算及管理的话,定必须会大大影响其营运成本。

  旧版系统过时兼落后

  事实上,该公司在多年前已经自行开发了一套ERP的软件。据该公司I.T.部门的负责人表示,他们公司多年前所开发的ERP软件,以Unix的作业系统为中心,并以DOS的指令模式操作,由于开发时间较早, 成本上也相当便宜,所以多年来都没有向外物色其他ERP的软件,但后来业务愈发繁忙,各项的工序流程如采购、生产加工等等,帐项上的处理都愈来愈繁琐。

  他表示,若以公司的运输业务为例,每辆货车每天均要从生产加工部运送各种冰鲜肉食,当中需要计算各项运输成本及收入、例如货车入油开支、维护费用、及各项费用,帐目上的计算相当繁琐,加上旧有的ERP系统以DOS的指令操作,应用上不太方便,而且每当到报表的时候,又需要以人手重新整合系统的项目数据再而制作报表,遇上上司要求一次过汇出多项报表的时候,员工即使需要超时工作,也未必可以完全编制好各项报表。(详见个案解读二)

  更新ERP 全天候汇出不同报表

  眼见公司原有的ERP系统并不能满足到公司纷繁的帐目,及多项报表分析,于是最近他们便洽购一家国内的ERP方案供应商,采用他们的系统,新系统除可以支援他们日常的帐目计算外,更可以自动化汇出报表,节省以人手重新在既有的数据库中另行制作报表的时间。“从前,我们自行开发的ERP系统,成本虽然比现有的系统便宜,然而它处理报表的功能表现却相当疲弱,往往需要靠其他员工超时工作才可以完成,倒不如找别的供应商为我们安装及添置较为全面的ERP系统”该公司的I.T.负责人这样表示。(详见个案解读三)

  另一方面,现有的ERP系统,按功能及应用层面划分了多项应用模组,该公司可以自行议决应用哪几项系统,不须一次过购买及安装所有功能模组,节省不必要的购买成本。

  该公司现行使用的ERP系统名为K/3系统,主要由多项功能模组组成,包括(会计上的)总帐系统、现金流量表系统、固定资产管理系统、工资管理系统、财务分析系统、现金管理系统、应收款管理系统、应付管理系统,计划管理系统等共28项模块。当中的报表系统功能就是公司垂青该系统的主因,当中的功能包括预设公式的报表模板(Templates)、让用户可把数据库的各项帐户数据汇成不同的报表格式,编制合乎自己业务的报表,此外,该系统提供了审核条件设置、出错信息提示,帮助用户有效率地编制正确报表,当中亦支援图形报表分析,可进行各类图表,如 Bar Chart、Pie Chart等。整体来说,它的自动汇成报表的功能的确减省了以人手另行编制图表的功能。

ERP系统助食品经销商管理采购流程

ERP系统助食品经销商管理采购流程

  个案公司ERP系统简介个案公司ERP系统简介

  为今期个案提供ERP系统的公司为金蝶国际软件集团香港有限公司,该公司的ERP系统过往以国内市场为主,然而该系统公司较早前与香港生产力促进局合作,为其提供一系列的本地化开发计划予该供应商,由他们按此进一步修改,从而合乎本地的中小企应用,新版本的ERP系统软件预计会在本年年底推出。

ERP系统助食品经销商管理采购流程

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