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寻找阿拉丁神灯—青岛双桃化工ERP全面应用的实施体会(上篇)

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  青岛双桃精细化工集团有限公司(以下简称双桃集团)是于1999年10月8日由青岛染料厂改制成立的。其前身是青岛染料厂,始建于1919年,是中国染料行业的大型骨干企业。主要生产“双桃”牌分散染料、中性染料、苯胺黑系列、吡唑酮系列以及乙酰系列等共8大类100多个品种。属于国家大一型企业,现有员工2700多人,占地面积38万平方米,企业总资产5亿元。   在阿拉伯民间故事集《一千零一夜》里有一个关于阿拉丁神灯的传奇故事。在这个故事里阿拉丁借助神灯的力量最终战胜了邪恶,过上了幸福生活。而今,为了迅速适应加入WTO以后的新的市场形势,为使企业管理模式与国际管理模式接轨,缩短新产品的研发周期,降低产品成本,提高工作效率,提高企业的整体效益和核心竞争力,双桃集团开始了寻找阿拉丁神灯之路。   期盼神灯   为了搞好企业信息化建设,双桃集团董事长、总经理带领有关部门中层干部,到济南、淄博、烟台、大连等地的ERP典型用户进行考察,多次聘请ERP专家、教授到企业进行培训。   通过这些措施一方面提高了全体干部对企业信息化建设的认识,另一方面,我们在这些认识的基础上,认真地研究了ERP理论和企业的管理现状,起草了《青岛双桃精细化工(集团)有限公司ERP项目总体设计要求》。   我们的总体目标是借助于国内优秀的管理软件,建立以财务管理为中心,以产品技术数据为基础,实现业务流程中对成本及费用的预测、控制和反馈,并实现企业生产经营全过程物流、信息流及资金流的监控,使财务管理、销售管理、库存管理、采购管理、车间管理、计划管理、成本管理集成统一,构建一个具有先进性、集成性、适应性、安全性和可扩展性的多维管理系统。具体来说,我们要求按照整个系统满足功能要求,远、近期投资兼顾,尽量降低投资成本;采用Sybase、SQL Server等大型数据库;网络采用星型拓扑结构,总厂与分厂之间采用国产光缆传输,总厂与分内部采用双绞线传输。   阿拉丁神灯   选择适合企业的管理软件、寻求一个有实力的软件公司作为自己的合作伙伴是前期最重要的工作。我们在认真研究了各软件公司的综合势力的基础上,结合各软件公司提交的项目解决方案和提供的演示软件,通过讲标、竟标、议标的方式,最终经过商务谈判,选择了金蝶软件(中国)有限公司开发的K/3 ERP。   作为K/3 ERP系统的重要信息中枢,制造系统是该产品的主干和核心内容,它包括工业销售、计划、采购、生产、仓存、核算、成本、集团分销管理等共八个系统。它充分体现了制造业的行业特色,从企业生产流程特点入手,分别根据离散型和流程型制造企业各自的管理本质和流程脉络,分行业提供给用户完善的企业管理一体化解决方案,实现了系统功能的全方位提升和本质性扩展。由于是本土设计开发,为中国制造企业应用,并经过大量客户应用验证,与国内部分软件拼凑起来的制造解决方案相比,更适合中国企业,它具有以下显著特色:   行业覆盖面广。超越了传统ERP软件只能处理离散制造企业业务的羁绊,适用于车间任务型、重复生产型和连续生产型等三种生产类型企业,使得制造系统应用范围遍及离散型和流程型两大制造行业。   系统一体化强。制造系统既自成体系,又与K/3其他系统密切联系,形成真正完整、全面、内部平滑连接的ERP管理系统。而反观业内部分产品,财务是自己开发,其他部分是别的公司开发,由于理念、文化、习惯用语、开发思路等不同,导致术语表达不一,基础资料一般需要分别设置、分别管理,根据代码手动维护,将会给数据的正确性和后续维护带来巨大的工作量。   应用灵活性高。制造系统的“业务资料→数据传输→业务单据→系统报表→信息查询→业务流程→工作流程”的全面自定义管理,使企业实现从基础业务管理到K/3ERP系统的集团一体化应用等各种不同层次的应用,从而随着主体管理需求的不断增强,真正促成用户信息化建设水平的提高和企业自身的成长。   点亮神灯   ERP项目往往被喻为是“飞蛾工程”,而失败的主要原因在于实施方法。针对中国企业现状,金蝶公司发明了一套称之为“金手指”的六步ERP实施法,并建立了一套科学的“蓝色链环”服务管理体系,为客户提供包括前期诊断、咨询到培训、实施等一系列简单、高效的标准化服务过程,每一次服务都对应一套流程和方法,并提供很多工具来帮助企业成功。   结合我们的实施经验,我们深切体会到在ERP项目的实施过程中必须把握好如下关键环节:   企业上下高度重视。2002年3月16日企业召开了全面实施ERP启动大会,公司董事长、总经理、金蝶公司副总裁,以及业务骨干300多人参加了大会。会上林风章总经理向全厂各部门的负责人做了通过实施K/3 ERP向管理信息化进军的总动员。会后成立了项目组。项目组由总经理助理、信息中心主任、软件公司实施顾问及各部门业务骨干组成。其主要职责是在总经理的领导下,对ERP项目负责规划、培训、组织、协调工作,确保项目按计划、分步骤的顺利实施。   总体规划、分步实施。按照总体规划,分步实施的要求,我们将整个ERP工程分为两个阶段,第一个阶段运行财务管理系统中的总账系统、报表系统、应收应付系统、工资系统、固定资产系统,供需链管理系统中的采购管理系统、销售管理系统、仓存管理系统和存货核算系统。第二阶段运行办公自动化系统、管理会计(预算管理)系统、生产管理中的生产计划系统、车间管理系统和成本核算系统。   做好培训工作。培训工作包括:计算机基础培训、金蝶软件应用培训、编码培训、业务流程培训、初始数据准备培训等。使各部位业务人员学会使用计算机,学会用计算机进行业务处理。上述培训纳入企业人力资源部门的培训计划,认真考勤与考核,《培训成绩单》已作为人力资源管理档案保存。扎扎实实做好培训工作是顺利实施ERP项目的关键。   业务流程再造。业务流程再造是在深入调研、广泛讨论的基础上,按照“科学、合理、高效”的原则,继承企业传统管理的先进经验,改进不合理的工作流程,充分利用计算机程序化的特点,对科学的业务流程进行固化和强化。对业务流程再造时要深入调查研究,要结合软件的功能,反复讨论。既不能脱离企业的实际,又不能离开软件的功能去搞业务流程重组。   做好数据初始准备。数据初始准备包括两方面的工作,一是按照计算机管理的需要,将销售业务、客户信息,采购业务、供应商信息,仓储业务,物料(原材料、辅助材料、产成品)编码和管理属性进行确定;另一方面是将运行前的财务数据、库存数据录入计算机。科学编码体系是ERP系统顺利运行的基础。作为一个企业就离不开物资、设备、部门、人员,要进行计算机管理也就需要一系列的原材料编码、辅助材料编码、设备编码等等,编码时,既要考虑程序的要求,又要考虑保管人员的方便,还要满足财务凭证处理的需要,过细会给今后的工作带来不必要的繁杂;过粗,又不能满足管理上的某些需求。为了使编码科学合理,我们对有关人员进行了《编码原则与方法培训》,在此基础上将编码工作分解给各个项目组成员,分头完成各自所在部门分管的编码任务,并组织有关部门负责人进行讨论确定。   接下篇

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