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成长的秘密—广东省电信器材公司ERP项目实施分析(上篇)

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  编者按:中国经济的不断转型,催生出众多高速成长的企业,这些成长性企业的烦恼也在快速成长,资金周转需要加快、客户供应商越来越多、员工日益增加、生产制造过程更加复杂、机构控制难度加大、如何及时和正确决策……种种问题的出现,促使这些企业在方方面面进行变革以增强竞争力,跨越企业发展过程中出现的种种管理鸿沟,以满足成长性企业不断创新的需要。广东电信实业集团下属企业广东省电信器材公司是年销售额过亿元的快速成长性企业,从20世纪80年代末建立企业内部网络,自行研发财务系统开始,到2001年选择金蝶K/3ERP,最终实现规范化的流程管理,借助信息化走出了一条成功的变革之路。   商业企业是K/3ERP系统面向的主要客户群体之一,不同的商业企业由于经营方式和商品种类不同,在供需链业务管理和流程处理上存在一定差异,但从企业物流和资金流的流转方式看,商业企业的运作模式是比较规范的。K/3ERP系统在商业企业的应用已非常成熟,在提供标准的商业业务处理及财务管理解决方案的前提下,可针对不同类型的商业企业提出各种具有相应特色的应用方案。   快速成长的烦恼   广东省电信器材公司是广东省电信实业集团的下属公司,至今已有50余年的经营历史。经营品种达10余类、近5000多种商品,年销售额超亿元。   该公司从20世纪80年代末就已经开始了信息化的建设,曾先后自行开发和使用相关软件系统,并具有一定的应用经验。然而随着企业的快速发展,广东省电信器材公司的决策者认识到原系统已远远不能满足公司的发展需要,而借助外部力量改变原有的管理方式,通过商品化软件同现代企业的管理接轨是迅速提高管理水平的有效方法,集财务、物流、分销为一体的企业管理软件才是企业所需,企业迫切的需求拉开了电信器材公司信息化建设的序幕。   通过对国内外各大软件公司的产品及服务的比较,K/3ERP系统以其管理思想先进、功能强大、性能稳定、应用客户多及标准规范的实施服务赢得了广东省电信器材公司的认可。   在选择K/3ERP系统的过程中,广东省电信器材公司提出了面临的问题和要达到的目标:   解决原系统财务、业务处理分离的状况,使企业财务与业务一体化,解决由于数据重复录入导致的数据不一致问题。   改善企业运作中出现的商品编码不规则及重复问题,改进编码原则,加强基础资料的管理。   通过规范的管理方式得到更多的企业管理信息,把企业领导从基层管理中解脱出来,加强企业决策层的预测和决策能力。   通过软件的使用渗透一些新的管理思想和方法以强化企业的管理,提高整体管理水平。   规范业务流程   根据企业管理需要和对项目的需求,金蝶公司提供了完整的系统配置方案。包括K/3商业采购管理系统、销售管理系统、仓存管理系统、存货核算系统、应收管理系统、应付管理系统、现金管理系统、工资管理系统、固定资产管理系统、报表系统及总帐系统,以上K/3ERP系统的各模块协同操作将满足企业各个方面的业务及管理需求。   金蝶公司在总结长期实施经验的基础上,按照“金手指六步法”为广东电信项目提供了相应的实施解决方案。在六步实施法的指导下,该项目成功的完成了项目组织、系统培训、系统定义、数据准备、系统试运行等阶段的工作。   一个项目的成败很大程度上取决于系统定义,即业务流程整理工作。如何整理广东省电信器材公司的业务流程、根据其企业特色和管理需求提供相应的解决方案,将直接影响到项目的进度和质量。广东省电信器材公司是一个典型的商业企业,由于电信行业兴起得比较早,在企业内部不可避免地存在着很多相对比较特殊的业务。为了处理各种可能的业务情况,金蝶公司和广东省电信器材公司共同对企业的业务流程进行了分析、讨论和整理,并得出了相应的业务流程整理和实施解决方案。   理顺基础业务和标准业务流程,规范企业管理   K/3ERP系统根据多年的调研和实践已形成一套标准的商业企业业务流程,从采购到销售的整个业务过程可以做到全程跟踪并随时提供任一阶段的分析数据和报表。通过以业务流程式的流程整理改变原有的部门式的业务处理流程,使广东省电信器材公司的业务管理更加清晰和规范,业务运作更加简单明了。   充分利用K/3系统优势,使“项目管理”业务得到充分体现   广东省电信器材公司由于过去自身软件的限制,对一个项目的采购及销售无法进行跟踪及控制。在K/3ERP系统中,金蝶公司根据该问题提供了通过设置“项目仓库”的方式解决了项目采购销售的控制问题。项目采购销售业务的重点在于单独查询一个项目所需各种商品的采购、销售和库存情况,采用了“项目仓库”后,只要通过不同的仓库编码即能区分不同项目,而通过单独查询库存收发明细将可对项目所需商品的采购、销售及库存情况做到一目了然,从而进行有效的控制和决策。   商品直运业务的跟踪与管理   商业直运采购销售是商业企业发生较多的业务,为了做到对直运商品进行跟踪管理,项目实施小组充分分析了企业业务处理流程和管理特点,提供设立仓库管理方式对直运的商品进行单独的管理。当每一笔直运采购销售业务发生时,在采购系统和销售系统同时进行有针对性的采购入库和销售出库的操作,由于这些操作和普通的采购销售业务操作相同,因此既减轻了企业业务人员的工作难度,又可对直运的商品进行独立的管理,查询相应仓库的收发明细可对相应的直运商品业务进行跟踪和管理。   批次管理有利于改善商品编码难以管理的状况   价格管理是所有商业企业普遍而特殊的一种业务,它和客户信誉度、商品品种及不同项目有直接的关系,管理难度大且非常灵活。在使用K/3ERP系统之前,当商品相同而价格不同时是通过使用不同的商品编码来区分的,由此带来相同的商品有许多不同的商品编码且没有规则,给企业和系统管理均带来一定的难度。针对此问题,金蝶项目小组经过充分分析并结合实施经验,为其提供商品批次管理的方法,不同价格商品编码变得更加规范和容易维护,同时还使商品出库成本计算更加精确。   企业应收款结算处理变得简单、清晰   电信实业企业之间相互极其信任,因此在应收款结算处理中采用的是委托银行收款的方式,该方式的特点是银行托收单需要对应相应的多张发票。在这一问题的处理上,K/3ERP系统充分发挥其单据定义和万能报表的灵活性,通过在发票上定义一个托收单号的字段,然后用万能报表定制相关的查询报表,以极其简单的方式为企业解决了一个相对特殊的问题。   引导管理变革   广东省电信器材公司信息部经理 涂春锦   系统实施工作是一项发现问题、解决问题的工作,在实施工作中不仅有许多技术问题要解决,更重要的是还有许多不容易发觉的,对项目实施影响更为重大的管理问题。为了解决实施过程中出现的各种问题,金蝶实施顾问和用户取得了良好的沟通,在问题的处理上采用共同研究讨论的方式,最终使问题得以圆满解决。   为了使项目能够顺利并成功地得以实施,实施小组内部必须在实施策略和相应的处理方式上达成一致。为了使用户消除新系统应用的误解,金蝶公司针对企业不同层面的人员进行了不同层次的培训,如:对企业上层领导进行有关ERP基础知识、软件应用的益处以及系统实施方法进行简要的培训;对企业基层人员进行业务解决方案、软件操作等的培训,让企业各层人员充分认识到为企业规范业务流程,提供准确、详细的各种业务数据,定制灵活的取数方法,强化企业预测与决策能力是企业运用K/3ERP系统最主要的目的。   在项目实施过程中项目管理的工作比解决问题的技术工作要重要得多,如何使用户在项目实施过程中加强自己处理问题的能力,为系统正式运行打下坚实的基础是系统实施后期最关键工作,要做好这方面的工作,项目双方应该针对该问题进行共同探讨。在广东电信项目中,采用了双方项目主要负责人先进行交流,达成思想上的统一,然后举行正式的项目总结会议的方式,对该问题提出了相应的对策,并通过在实施后期加强培训力度、提供自学材料,增强了用户独立进行系统实施的能力,同时采用用户制定实施计划的方法使用户认识到项目实施的控制和管理的重要性。   企业在长期的工作实践中,较容易形成一些独特的业务处理方式和工作习惯,在系统应用过程中,这些业务处理和工作方式与新系统总有一些不适应的地方。为了使K/3ERP系统在广东省电信器材公司能够得到成功的应用,金蝶公司实施人员针对这些问题提出了相应的解决方案,同时用户在K/3ERP系统应用过程中,出于规范流程的想法对原业务处理方式中不合理的部分进行了相应改进。   接下篇

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