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对自行开发说不

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  众所周知,烟草行业信息化水平都很高,其中更是不乏早在10年前就投资数千万元购买SSA MRPⅡ系统与IBM服务器的企业。然而,由于系统功能与行业特性的难以融合,这一拨想最早吃到螃蟹的企业均遭受到了不同程度的伤害。看着投入几个亿的信息系统远远不能发挥其应有的效应,国家烟草经济信息中心甚至差点封杀了所有的国外产品。这对于国内厂商来讲不得不说是个利好消息,深圳卷烟厂就是在这种背景下进入了金蝶的客户名单。而这也是深圳卷烟厂自行开发业务系统20年以来首次大规模购买商品化软件。

  • 资金流与物流信息不能完美统一;不能把众多员工从繁杂的工作中解脱出来,为公司提供更有用的管理信息,从而腾出更多的时间参与企业的管理。
  • 无法迅速准确解决产品成本计算问题,涉及到成本计算的一些项目:如料、工、费等还重新录入,采购、仓库、销售和生产部门自成体系,数据无法共享,不能及时提供成本计算所需的信息,无法及时计算每个品种的成本。
  • 库存不清且不能及时掌握。由于物料品种较多,仓库中经常没有一个准确的数字;不能有效地对仓库实际业务进行跟踪和控制。
  • 工厂领导很难从总体上把握大局。及时、准确地了解和掌握各个部门的情况,无法及时准确地得到第一手财务业务资料,从而做出决策分析。

  以上种种现象只是2001年之前存在于深圳卷烟厂的信息现状的冰山一角。   信息化历程并不短   “我们自20世纪80年代中期开始规划,自己开发MRP、MRP II,包括物流、五金备件管理等,效果都不理想;1999~2000年委托软件公司结合本厂的具体情况还专门开发了一些应用软件,对企业的物流、生产和设备进行统一管理。按项目方式,获得源代码,项目验收后基于该源代码修改、调整,因维护量太大,一旦发生变化要修改大量代码,效果也不理想。” 谈起深圳卷烟厂的信息化建设,信息中心负责人涂春仁有很多的话题,“应该说卷烟厂的管理与信息化技术已具有相当的水平,但由于原有系统仅完成财务的管理,而企业的业务管理仍是采用独立应用软件,各职能部门之间形成信息孤岛,企业信息未能全面共享,领导不能及时地全盘掌握工厂的生产与经营状况。随着行业竞争越来越激烈,卷烟厂深刻认识到信息共享的重要性。最后我们考虑选择商品化软件。”   业务系统转起来   “在对比了多家ERP厂商后,我们最终在2001年5月选择了金蝶K/3系统。”谈起当时的选型经过,记者并没有从涂春仁的言语中感受到类似其他企业价格血战的场面。“现在我们共有用户60多个,主要用了K/3工业物流系统,物料、进销存、成本管理都没问题。生产计划购买了但还没有实施,要等金蝶车间管理模块开发出来后一并上,因为生产计划和车间管理功能上有联系,这样整个产供销就形成一个闭环。”   目前深圳卷烟厂业务部门都在用K/3,主要是财务部门,包括报表、核算及分析;销售从订单到出库;采购部门从下订单、仓库物流管理、主料、包装材料及零备件以及成品的管理;工资管理。涂春仁认为目前金蝶提供的功能在很大程度上能够满足他们的实际情况的需求,只需要在局部环节进行二次开发即可。   烟草行业很特殊,并不是完全的市场化,而是在国家计划框架下的市场化,企业不能改变这个现状,但具体的销售策略却是企业自己掌握的,如果上MRPⅡ就必须将生产计划与销售订单紧密相连。涂春仁对生产系统非常慎重,目前的生产系统还是他们之前自己开发的,在与金蝶的系统连接还是有些别扭,但他设想今后全部用K/3,只是想趁着深圳卷烟厂新建的厂房落成这一时机进行实施。不过他相信K/3生产系统的功能肯定会远远大于他们自行开发的系统。“现在我们老的车间系统已经非常独立了,甚至可以说是孤立。仓库来什么材料都要通过K/3导入,同时它统计完的结果又要导入到K/3,非常不方便。不过这都是暂时的,因为我们当初就确立了总体规划,分布实施的策略,在财务、采购等模块都运行顺畅后,才来啃最困难的生产模块。 事实上,一开始就上生产是不明智的,现在基础资料也比较全面和准确了。”   1年多来使用K/3,1年多来,涂春仁感觉一般的模块都能用,所不能用的就是报表,因为烟草行业对报表的需求比较特殊,而金蝶自身的EIS系统可能更偏重于财务上的报表,对于领导来讲还不够,还需要更多业务上的数据。“我们厂长经常要求对近几年来每个地区的销售数字进行比较,而通用的报表不能满足我们的特殊需求,现在报表都是自己开发的。”不过,看到与K/3捆绑的专业商业智能厂商BRIO的产品后,涂春仁顿时感到他要的就是这个。   实施遭遇行业困扰   拥有在烟草行业10多年的工作经验,涂春仁对整个行业的业务流程非常了解,所以,在看到每一个软件产品后,他都要把自己设想为业务部门的用户来考察软件,这样拿到最终用户处才不会有太多的意见。即便如此,在深圳卷烟厂项目实施过程中,还是遭遇了诸多意外。   “比如以前采购业务员都是拿着发票到财务部门付款,其所做的电脑操作很少,在K/3系统中则不同,发票来了要输入电脑,要审核。当时,就发票输入的事引起了财务和采购部门的争议,财务人员认为采购人员最清楚货物是否到货等情况,应由他们输入资料,而采购人员则说他们从没干过这事。”为此费了很大的精力,厂长也因为财务人员素质普遍较高而偏向于让财务部门承担,但涂春仁认为这样不符合物流的基本原理,不利于物料的准确性。所以信息人员不厌其烦地一遍遍教,有些采购人员都50多岁了,要让他们在电脑上输入采购单很困难,经常输错,开始时输入一张单据的时间在手工的情况下能输入5张单。“现在都正常了,所以一定要有这个过程。” 熟悉烟草行业的都知道,烟纸在进货时是按公斤来计量的,而在生产领料时是用千米计算,虽然按千米计算比较科学,但在采购时的通用标准都是按公斤计算的,而且在K/3系统中就没有公斤这个计量标准,所以现在深圳卷烟厂就在采购的同时注明千米数,同时输入到系统中。K/3目前还不能支持双计量。不过,由于烟厂的计量也是没有规律的,如同样5000米的烟纸在不同批次下可能分别是9.9、10和10.1公斤,所以双计量也没有太大意义。   尝到商品化甜头   在业内,深圳卷烟厂人员精简是出了名的,包括工人总共才400多人,2001年却创造了12亿元的收入。涂春仁大致估算一下他们每年IT投入也超过200万元,占总收入的0.2%。不过他也承认,烟草行业的确是个高利润行业,其投入信息化的几百万与每年的管理费用相比只是九牛一毛,采购的标准就是看实用不实用,毕竟在过去的10年中,我国绝大多数烟草行业用户都曾经吃过信息化的苦。 “以前我们都是自己开发,不论什么系统都是。结果吃力不讨好,两边都落埋怨。首先开发出来的产品不一定很完美,再有就是用户提出的要求也不一定合理。而且时间一长,产品的升级就成了问题。由于我们在产品的开发上大部分时间都用在界面的开发,而真正用于分析模块的开发时间很少。但商品化的软件都是有几百人在做开发,使用商品化的产品我们只要做满足一小部分个性化需求的开发,如企业各部门与企业领导的沟通、组织数据等,其它模块化的产品直接用现成的,而且尽量不改变软件所规范的流程。”回想起当初走过的路,涂春仁感慨万千,“现在再看,我是绝对不会再走这条路了。你看,长沙卷烟厂光IT人员就养了30多个,我们只有3个还嫌多呢。”   “今年我们全厂的效益比去年好多了,但产生效益的原因很难划分,有销售部门大力拓展销售渠道的功劳,也有管理部门提高管理手段的原因,还有车间生产工艺提升,至于软件系统起到的作用并无法统计,因为各个部门都在使用。像我们的销售厂长就明确表示,如果没有这套销售系统,都不知道销售该怎么管了。”对于任何一位信息人员来讲,这句话的价值不言而喻。   除了生产系统外,今明两年涂春仁比较关注的还有CRM、人力资源管理以及办公自动化。“另外设备管理对于我们来讲也是比较重要的,因为我们的设备都是斥资数千万从澳大利亚进口的,目前还没有通过软件进行管理,我准备等车间上完MRP之后再考虑EAM.。由于烟厂每天的产值非常高,所以对设备的要求也非常高,机修人员在车间里的地位也非常重要,所以利用软件对设备进行流程化的管理首先还需要对机修人员素质提高。”看来,在涂春仁面前的信息化之路还很长,很难。

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