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海外旅业集团:强化共享服务 成就卓越绩效

对于业务全国布局、体量快速扩大的集团公司,如何做好风险管控与统筹整合能力?如何应对经营管理体系与企业文化建设提出的新挑战?在竞争激烈的行业中,如何提高产品和服务质量,同时节约成本,杀出一条康庄大道?面对突如其来的疫情, 怎样进行管理、运营工作?如何迅速恢复业务的开展?以上问题存在于各行各业公司的日常经营管理过程中,而对于老牌大型综合性旅游企业集团重庆海外旅业更是面对行业特殊性的挑战。鉴于此,海外旅业携手金蝶,通过数字信息化系统的建设逐一击破上述难题。

重庆海外旅业(旅行社)集团有限公司(以下简称“海外旅业”)是中国大型综合性旅游企业集团之一,以历史悠久、规模宏大、服务上乘、信誉良好而名扬国际及国内旅游市场,其品牌“旅游百事通”享誉全国。 2016年“旅游百事通”获携程战略投资。至2018年底,三大品牌门店(旅游百事通门店、携程旅游门店、去哪儿门店)总数已突破8000家。为广大消费者提供线上与线下融合的现代化服务体验。

面对集团管控、业务拓展和财务管理的新挑战,金蝶为海外旅业个性化定制专属的数字化平台,协助海外旅业在重庆建立了集团财务共享中心,统一为全国机构提供财务服务。

一、以财务共享中心为核心打造数字化平台,实现业财一体  互联互通

业财融合:财务与相关业务前端实现全流程融合

过去,海外旅业像众多规模大、机构多的企业一样,财务管理痛点之一是处理业务的时间成本高,再加上财务人员的素质参差不齐,财务人员忙于日常核算工作,长期以来财务的功能只停留在资金收付款、账务和报表处理等基本事项中,无法全身心投入高附加值劳动,对企业战略支持作用有限。

海外旅业选择以金蝶EAS财务共享系统为核心打造自己的数字化平台,并与海外旅业的业务系统进行无缝集成,有效实现财务与业务前端的全流程融合。海外旅业集团的前端业务系统,主要负责客源开拓、登记、合同及结算业务,所涉及到的业务数据,例如基础资料主数据、门店收付款、供应商收付款、旅游订单、对账单等业务单据,通过金蝶EAS集成平台数据采集、加工、转换,系统自动调用凭证规则,定时自动生成金蝶EAS系统的财务凭证,解放财务人员基础工作,大大提高财务效率。

银企互联:企业与开户银行实现直接链接,自动办理结算

过去,众多银行,巨大的资金流收支,都是通过人工对账,靠手动的排序、筛选,费时费力,准确性还不一定高,对于财务人员确实很痛苦。并且,在激烈的市场竞争中,每一块职能的效率提高,都能为企业赢得更强的竞争力。为了提高资金管理的时效性,海外旅业利用金蝶EAS系统,实现了企业和开户银行直接链接。在费用报销审核通过后,自动生成付款单,出纳审核单据后,通过CA认证后,提交银企付款,银行交易信息返回费用报销单,根据银行交易状态进行费用核算(自动凭证生成处理)。

企税互联:企业与金税三期直接联接,自动办理税务事项

财务系统中,发票验真查重、进项税发票认证等细节繁多的工作占据工作人员大量时间。海外旅业利用金蝶EAS系统,深度整合税务系统,员工可以通过移动应用启动扫码、拍照自动解析发票影像、自动查验发票真伪并获取发票的结构化数据,并自动对异常发票进行预警和提示。包括自动对应发票抬头与税号是否一致的审核,是否重复报销发票的审核,发票数据是否税务机关检验一致的审核等。此外,系统可通过审批节点及权限控制机制,可随时调阅影像附件,便于影像查阅和审计。

企企互联:企业与供应商及客户实现互联

行业价值链的本质不在于占有,而在链接。提高企业的效率,还需要提高与企业上下游的链接。海外旅业通过金蝶EAS,实现了集团连接伙伴、连接供应商,即通过金蝶EAS系统客户、供应商信息可与行名、行号互联,集团实现提交“对公支付”后可直接付款,无需手工维护客商收款信息,从而提高了业务效率。

二、财务共享中心核心应用场景

业财一体化应用

面对管理全国8000家线下门店的压力,集团总部的风险管控与统筹整合能力至关重要,大量业务数据采集与分析的时效性与财税业务处理效率十分关键。

自从有了数字化平台,海外旅业旗下8000多家门市费用在费用报销审核通过后,支付数据在业务系统和EAS间传递,自动生成付款单进行付款且关联原报销单。业财一体,实现闭环管理,解放财务人员基础工作。

而其他管理费用在EAS审核通过后,亦能自动生成付款单,出纳审核单据后,通过CA认证,提交银企付款,银行交易信息返回费用报销单,根据银行交易状态进行费用核算(自动凭证生成处理)。

因疫情爆发,2020年春节期间成了旅游产品的退订高峰。得益于长期标准化、流程化的高效财务共享服务,即使是面对最高峰承压超以往10倍的“巨浪时刻”,财务与业务、客服团队,对接全球多个国家和地区的供应商联动运转,短时间内处理了巨量级的退改订单需求。

人工智能应用

数字化时代之前,报销成为广大员工的痛点,一方面是内外部流程节点众多,报销模式包括纸质票据、签字审批、人工核对、网银录入……另一方面是填交报销单、到报销成功的过程非常漫长。假如遇到疫情等突发情况,费用报销基本上就停滞了。

通过费用报销系统,完全满足各分子公司、门店的费用差旅申请、线上填报、审核,并通过金蝶EAS系统的拓展功能——人工智能应用,实现发票查验。

系统将OCR(图像识别)技术应用于原始票据的采集和影像传输、原始单据智能审核、自动生成会计凭证和会计报表。通过与金蝶云•苍穹平台的发票云系统集成,OCR就能识别发票信息:发票类型、发票金额、开票时间、税率、税额等信息,推送至报销单等业务单据。从而提高税务数据整理的效率,为纳税申报提供便利。

机器人应用

海外旅业通过定制的RPA机器人应用,可实现银行对账、报税、报表数据转换、网络数据采集等。一方面,通过对账机器人,可实现自动下载银行对账单,进行银行存款对账;另一方面,记账机器人可以根据调度规则及集成平台参数设置,实现每天凌晨自动调度生成凭证。将高度流程化的工作转交给机器人,让财务人员有更多精力处理高附加工作。

大数据应用

市场竞争和企业发展要求财务领域的数据快速呈现,以达到高效监管的目的。EAS系统的大数据应用可为集团提供在财务领域的数据洞察、数据预测、数据决策以及模块化的产品应用案例。

通过财务共享运营监控平台,不仅能及时呈现财务共享中心各组织、人员的任务完成率、组织个人排名、信用等级评价等信息,更可通过财务共享运营平台,实现任务处理时效性的统计,便于内部进行绩效考核和工作奖金分配。

通过轻分析工具,实现了对财务、业务数据的趋势分析、同比环比分析、预警分析等各类场景的建模分析,提高了数据展现的及时性与准确性,有效规避管理风险。

三、数字化平台实现财务共享   提升财务工作的战略地位  

海外旅业建设财务共享中心以来,一直对门店经营进行多维度的实时分析和监控,真正把财务做到从业务中来,到业务中去,以合格财务BP的角色助力企业发展。

第一,体现在财务组织人员的变化。在集团新增财务共享中心,将分散的、重复性高且易于标准化的财务工作,从各区域公司财务部门统一集中到集团财务共享中心,通过财务共享中心快速下达和执行财务制度和标准,实现财务共享,减少了35%以上的财务人员人力,极大地降低了人力成本。

第二,体现在财务职能变化。财务共享中心随机对所管辖项目进行财务审核、支付审核,共享中心取代项目部财务集中核算与记账;一线财务专注现场与各业务部门、门市、供应商等关联单位的沟通协调,以及财务分析、税务处理、财务管理。通过集团核心资源的集中管控,实现“业、财、银、资、税、票”的管理闭环,提升财务业务监管水平,全面进行财务职能的转型升级。截至目前,集团资金集中管控,结算效率提升30%,系统自动化率提升到50%。

第三,体现在工作方式的变化。员工通过门户在线提单,单据自动通过工作流审批系统传递到部门负责人和共享中心;管理人员网上集中审批或利用手机移动审批。

第四,体现在流程制度的变化。财务共享中心通过金蝶EAS系统内置的管控风险点及风险分析模型,帮助海外旅游集团内部共享资源,提高资源使用效率、降低管理成本、规范业务流程、管控经营风险。从根本上实现了集团人力与费用成本的有效节约。

海外旅业通过携手金蝶搭建信息化系统,建设财务共享中心,全面提升财务业务监管水平,财务工作得以转型升级,从根本上为集团业务的高速发展提供强有力的财务保障和技术支撑。

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