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九州通:以财务共享转型,铺九州通达之路

业务复杂性高、组织规模大的企业,如何提高管理效率,降低运营成本?多种商业模式并行,集团如何管控?受行业政策影响程度大,企业如何高效提升自身竞争力?面对新冠疫情的到来,企业如何打通内外部的连接?如何快速应对更不确定的经济环境?针对以上问题,九州通医药集团(以下简称“九州通”)在数字化时代,继续携手金蝶,打造金蝶EAS财务共享中心,实现了业财税银一体化和集团业务集约化,有效提升企业数字战斗力。

九州通医药集团是中国医药商业企业的龙头企业之一,以西药、中药、器械为主要经营产品,以医疗机构、批发企业、零售药店为主要客户对象,并为客户提供信息、物流等各项增值服务的大型企业集团,截至2020年9月30日实现营业收入803.20亿元。为解决信息孤岛、财务日常核算耗费精力大、用人成本攀升、分子公司管理难度大等问题,九州通自2017年起搭建了以金蝶EAS财务共享平台为中心的财务生态平台,与各系统进行数据交互,通过优化数据信息流,保证业务与财务核算流程畅通、高效流转,提升财务处理自动化水平,以更轻、更快、更稳的财务优势支持集团战略落地,从而实现整体效能的提升和风险的控制,最终为企业创造价值。

 

一、从降低成本的角度

对内:自动高效,更多公司更低成本

医药行业存在一个普遍难题:行业政策变化频繁,直接助推企业分子公司剧增,导致公司体量大;再加上行业制度与政策的实施要求在各事业部及分子公司间存在差异,大大增加了管理难度和成本。九州通从2014年100多家公司增加到2019年共458家公司,其中有210家是全资公司,248家是合资公司,同时每个省份和地区的药计委都有相应的政策要求。

基于行业背景以及企业自身情况的分析,九州通以金蝶EAS财务共享平台为中心,搭建了财务生态平台,实现财务转型。一方面,提升了管理效率,将分子机构标准化、重复的事务交到共享中心处理,大幅提升了业务质量及费用报销速度及满意度。领导网上集中审批或手机移动审批,极大提高了工作效率。另一方面,降低了管理成本,通过对分子机构财务人员的分流,一部分提拔至共享中心作为集中核算的财务人员;一部分参与前端业务管理监督,避免岗位的重复设置,降低执行控制成本。在金蝶的助力下,九州通的凭证自动转化率提升6倍,由14%提升至87%;结算下账时间从1天减少到0.4天,效率提升2.5倍;报销流程时间从15天,减少到4.1天。

同时,依托于金蝶共享服务平台,九州通可实行业务“一单制”,费用单据从提交制证全流程线上运行,实现业务规范化、透明化。单据审批通过后自动转换,提升制单效率。即使在2020年新冠疫情给各行各业带来影响的情况下,自大年三十直到正式复工期间,公司财务服务从未间断,员工报销从未停滞,供应商的款项按时支付。同时,通过配置模板和合并规则,九州通实现了报表的自动生成,报表编制以及合并出具顺利推进,财报发布未受影响。

再有,联接前期建设成果,金蝶云之家为九州通员工打造有效易用的移动办公平台,实现自动填单的无纸化报销,有效解决报销痛点,提高整体报销效率。全国1.1万员工平均报销周期仅需三天,全年150万张的增值税发票全面实现自动化处理。

对外:数据无需“搬运”,及时准确

数据一体化。对于分子公司繁多的集团,容易形成信息孤岛,导致财务花很大精力做数据搬运。一方面工作量大,另一方面大量的数据迁移容易造成数据失真。同时,应对高频的纪检委审计、药检审计等外部风险,财务花费较大精力协助日常核算。鉴于此,九州通建立以金蝶EAS为核心的集中式数据共享中心,有效打通批发物流、电商、工业、医药板块,保证“数据不落地”。数据一体化驱动业财一体化。

业财一体化。基于行业的特殊性,医药公司跟医院、供应商的交易是通过配送单、送货单来确认,而非常见的合同形式。因此一家医药公司的单据量庞大,业务复杂度高。基于金蝶的技术支持,九州通财务共享中心有效打通ERP、HR、费用报销、资金、财务和主数据系统,确保业务、审批、核算、支付等统一,形成费用预算、资金结算、财务核算三算合一的财务管控体系,实现业财一体化,从而保证集团财务共享全面流程化,并实现业务和供应商、客户对接,上下游共享,集成结算,保证数据的及时性和准确性,大大提高了业务效率以及应变能力。

二、从降低风险的角度

标准化:强化财务核算基础,支撑企业扩展

九州通以数字化着手,利用金蝶EAS实现流程标准化,在集团统一科目基础上,统一各类会计事项入账流程、审核流程等,为集团管控奠定基础。

九州通在武汉建立了以金蝶EAS为核心的标准化的财务共享中心,采用“1+N”的模式。作为标准化、智能化平台,财务共享中心将分散于各分子机构、重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化,集中到财务共享服务中心统一进行处理,为集团各公司、事业部提供财务数据服务。同时打造财务快速复制能力,降低财务管理的成本,助力公司“低成本”扩张战略,增强盈利能力。

合规性:制度内嵌管控,数字化管控

近年来,随着国内外各级监管机构对企业依法合规的监管日趋严格,合规是企业必须重视和加强的一环。对于医药行业加强风险防控更是刻不容缓。

进入数字化时代,九州通利用金蝶EAS、搭建的共享中心从三方面加强管控:第一,集团管控方面,去除地区和业务之间的标准执行偏差和内部管理真空;第二,资金管控方面,共享中心以专业独立的视角,审核费用报销、资金支付业务,防范舞弊,提高威慑力;第三,项目管控方面,集团共享中心集中处理业务,避免因人员理解不同出现执行偏差,提升总部对项目部的管控力度。从而方便公司进行风险评估、合规自查,不断提升合规管理水平,增强合规履职能力,确保公司高质量发展。

近3年来,金蝶协助九州通搭建并完善财务共享中心,通过以共享为支点、实现端到端流程、提升企业效能,夯实财务基础,推广至上下游,共享提升核算效率,加强了集团规范管控,降低运营成本,提升企业应对不确定性风险的能力、重构财务数据价值,进而打造财务服务作为企业项核心竞争力,支撑企业战略,提升价值创造,打造了九州通的医药业务生态圈。

延伸阅读
吴军
九州通集团财务共享中心总监
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