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创建财务共享闭环,数字化赋能越秀地产高质量发展

2009年,越秀地产开始由一家区域性房地产公司向全国性房地产企业发展。随着企业规模的不断扩大,销售金额也随之快速增长,这对于越秀地产的财务管控提出了更高的要求。2016年8月,越秀地产正式决定与金蝶合作,开启财务共享的筹备工作。

随着“三道红线”、“两集中”等政策先后落地,众多房地产企业内部的传统管理模式,已无法适应企业当前的发展需要。为寻求高质量发展,房地产企业急需通过数字化转型提升自身的管理效能。而在这方面,有一些房地产企业早在几年前,已提前布局,走在了行业的前列。比如越秀地产就通过建立财务共享中心支撑起自身的集团决策,促进了公司整体管理效能的提升,并增强了全体员工的幸福指数,从而成为房企数字化转型浪潮中的佼佼者,为房地产企业的数字化转型指出了一条可供参考的路径。

循序渐进,打造“前中后”齐备的财务共享闭环

2009年,越秀地产开始由一家区域性房地产公司向全国性房地产企业发展。随着企业规模的不断扩大,销售金额也随之快速增长,这对于越秀地产的财务管控提出了更高的要求。2016年8月,越秀地产正式决定与金蝶合作,开启财务共享的筹备工作。

在进行数字化转型之前,越秀地产并未尝试财务共享模式。而恰巧在2016年,金蝶推出了一个超共享的测试板。作为金蝶老用户,越秀地产从中看到了契合点,大胆启用,历时三年多时间打造覆盖“敏捷前台+共享中台+稳固后台”的财务共享闭环。

越秀地产为财务共享闭环打造了三层架构:前台业务系统,中台数据共享平台和后台数据核算系统。业务前台需要灵活敏捷,可以随时上线,才能有效应对日益复杂的经营环境;中台要标准统一,无论任务业务系统都能快速接入共享平台并享受服务,成为贯通业务与财务的桥梁;后台的数据核算系统要足够稳定、安全,从而为企业管理层的管理与决策提供有力支撑。

越秀地产财务共享中心负责人徐建辉表示:“财务共享中心的建设,经过了先易后难循序渐进的过程。首先上线的是费控共享系统,让前端的业务人员享受到财务共享的便捷;之后依次攻克对公业务共享和应收共享两大难关;最后打造总账共享,完成财务共享闭环。而采用这一先易后难的建设模式,不仅更加灵活,还能满足不同财务线员工逐步进行业务转型的需要。”

“另外越秀地产在财务共享中心的建设过程中,还集成了金蝶自主开发的发票云等工具,这些工具为财务共享提供了巨大的便利。越秀地产通过发票云在税务总局的平台上下载了多达29项票据信息,令前端业务系统的信息校验变得更加便捷。同时发票云提供的审核功能,还能高效辨别票据真假、重复报销等问题,从而将财务人员从原本繁复低效的日常工作中解放出来。”

财务共享支撑集团决策,案场工作增效30%以上

在这个数字化时代,所有企业都面临着庞杂数据的轰炸,而如何从这些数据中准确找到企业管理的钥匙,就成为决定企业未来发展的关键。财务共享闭环的建成从管理层面为越秀地产带来了四点好处:一是为集团的决策提供了有力支撑;二是支持企业业务的快速扩张;三是为企业提供了可靠的风险防控屏障;四是提升了企业的整体经营管理效率。

房地产企业的特性决定了资金量的巨大,而动辄数亿、数十亿的资金数据,是集团在进行关键决策时最重要的参考。财务共享的一个侧重点是确保数据的及时性、准确性和高效性,以及多数据的集成性。打通板块各业务系统与集团共性系统的数据通道,可以保证每项数据可追溯、可穿透。业财全流程线上管理,杜绝了手工台账,财务核算凭证自动生成、房款收入自动对账、财务数据自动反写业务系统,更有效提高了数据的准确性。这使得越秀地产财务共享中心,可以实时掌握企业的资金使用、回笼情况和资金具体流向,为集团决策夯实了基础。

房地产企业在进行业务扩张时,最怕没有统一的标准,财务的混乱不仅抑制了业务的展开,还会为企业带来巨大风险。而共享平台的快速准入机制,明确了接入财务共享的标准,从而为企业业务的快速扩张铺平了道路,并为企业的风险防控铸就了一道屏障。财务共享上线后,能够提供费用制度、财务共享专户、行政组织架构、员工信息、预算模板及汇总关系和报销权限等多方面的标准化指导。新建法人机构完成业务标准化和初始化后,财务共享可在两个工作日内完成配置,为新建法人公司提供全套财务管理服务,既无需增加财务管理人员,同时也能促进业务的快速理顺与展开。共享中台统一对接各业务系统,不仅内嵌公司权责管控体系与标准业务单据,还集成了预算管控、合同校验、发票验证、报销标准、敏感词库、费用资金池等工具,做到流程、单据和数据统一、规范、标准,令越秀地产的收付款业务纠错率两年来下降4%以上。

在越秀地产原本的组织架构下,业务数据与财务数据壁垒分明。数据的不同步,拉低了企业的管理效率。财务共享的上线打通了信息孤岛,业财一体的共享中台统一对接业务前台,集成HR系统、智能收款POS机、定制开发RPA等模块和工具,实现POS收款100%自动匹配,财务实收款确认时间大幅缩短。销售、成本和财务共享三个系统数据穿透、匹配和实时回溯,收入和成本自动匹配,案场工作增效30%以上。

举例来说,财务共享中心的应收组作为智能化程度最高的团队,在财务共享平台的支持下确认及处理近千亿应收账款,凭借准确和高效成为越秀的团队标杆。此外,由于房地产行业营销费用占比较高,财务共享中心专门成立了营销费用组,单独负责广告、宣传及活动费用的管理,为企业运营中的具体需求赋能。

报销三日到账提升员工幸福感,回报社会建设美好生活

财务共享的上线不仅提升了企业的管理效率,还提升了企业员工的幸福感。以所有企业中最常见的报销为例,越秀地产作为国企,有严格的内审机制,原本流程较长,员工报销费用时长,多则一个月,少则一周。而在财务共享上线后,员工日常报销的效率得到了很大的提升,在合规前提下,员工提交报销凭证后三天即可到账,这带给前端员工很大的便捷。

另外财务共享的上线,还令出差变成了一件很轻松的事。原本越秀地产的员工出差,不仅需要自己订票、订酒店,出差归来后还要拿着很多报销凭证来依次报销和领取出差补贴。而财务共享上线后,积极与差旅平台进行对接。如今员工出差,订票订酒店都会由财务部门在差旅平台进行预付,员工只要带上一张身份证就能完成行程。归来之后出差员工也不用拿着票据找财务部门报销,财务共享中心会直接与差旅平台进行结算。这大大方便了一线员工,提升了员工在越秀地产工作的幸福感。

财务共享的完成上线,还在去年初新冠疫情爆发期间,为越秀地产践行自身企业社会责任作出了巨大的贡献。首先,财务共享确保了所有接入的同事都能在家中安全办公;其次,财务共享保障了所有越秀地产员工薪酬的按时正常发放;最后也是最重要的一点是,越秀地产在交通中断的前提下,通过财务共享远程办公,顺利结算工程进度款,保障全国近百个在建项目工地农民工工资发放,为广大因疫情滞留又无法开工的农民工们免除了后顾之忧。

对于践行企业的社会责任,越秀地产有个非常好的口号是“成就美好生活”。财务共享的顺利上线,让“成就美好生活”变得触手可及。

其实目前已经完成的财务共享,只是越秀地产数字化转型计划中的一环。越秀地产在财务共享的数据闭环基础上,下一步重点考虑进行大数据的治理,力争依照不同业务的不同需求,为管理层输出更多管理数据。

目前越秀地产旗下的越秀服务已与金蝶展开战略合作,正逐步将自身的物业系统迁移至金蝶的苍穹平台。尝试将行业上下游的更多业态集成整合并接入共享中,显示出越秀地产在地产数字化方面拥有更大的“野心”。

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徐建辉
越秀地产财务共享中心负责人
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